Capgemini Institut 0144742410
24 rue du Gouverneur général Eboué 92136 Issy les Moulineaux
DURéE
2 jours
DATES
LIEU
Paris
PRIX
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Sommaire du séminaire
    Séminaires technique Institut Capgemini

    Gestion du courrier entrant et sortant

    >  Enjeux, techniques, outils et panorama de l’offre, démarches de mise en œuvre, best practices




    La gestion du courrier constitue un enjeu organisationnel, sécuritaire, juridique, financier, technique mais également patrimonial, pour les entreprises et l’administration. Le courrier peut être considéré comme l’un des points d’entrée majeur de l’information au sein de l’entreprise. La dématérialisation de ce flux participe à la réduction des délais de traitement et à l’optimisation des processus métiers. La réception et la diffusion du courrier étant désormais multicanal, ce séminaire s’intéresse autant à la gestion du courrier papier, pour lequel il s’agit de définir les méthodes de dématérialisation, qu’à la gestion des messages électroniques, flux nativement dématérialisés pour lesquels il s’agit de définir les mécanismes d’intégration dans le SI et d’archivage légal.

    En deux journées denses, ce séminaire propose un état de l’art réglementaire, fonctionnel et technique complet de la dématérialisation des courriers entrants et sortants, depuis leur acquisition jusqu’à leur conservation sécurisée et pérenne.

    • Comment définir une stratégie d’organisation de la gestion du courrier. Comment évaluer ses besoins. Comment définir son offre de service.
    • Comment définir les différents modèles de dématérialisation du courrier.
    • Comment anticiper, mesurer et intégrer les impacts organisationnels, humains, fonctionnels et techniques (notamment les impacts RH).
    • Comment évaluer les choix techniques. Comment optimiser la gestion des mails et déployer une solution d’archivage des mails.
    • Comment calculer les coûts et évaluer le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation des courriers entrants et sortants.
    • Comment différencier les types de prestations et d’offres de services actuelles. Comment s’y retrouver. Quels pièges à éviter ?

    Concret, pragmatique et directement opérationnel

    Ce séminaire privilégie une présentation concrète, pragmatique et directement opérationnelle de la dématérialisation des courriers entrants et sortants, quels que soient les types de flux et les supports.

    Les aspects techniques sont mis en perspective avec les contraintes organisationnelles, en indiquant les facteurs clés d’un projet de dématérialisation du courrier entrant et sortant.

    Les obligations résultant du contexte législatif et réglementaire sont présentées de façon pragmatique afin de faciliter la démarche d’étude préalable.

    Ce séminaire est illustré de nombreux cas réels et s’appuie sur une expérience et un savoir-faire acquis lors de la réalisation de projets de dématérialisation du courrier entrant et sortant, depuis leur conception jusqu’à leur mise en œuvre ; mais aussi sur l’état de l’art dans ce domaine.



    Evolutions des concepts clés et du cadre réglementaire


    Définitions et principes fondamentaux

    • Qu’est-ce que la dématérialisation ? Dématérialisation VS numérisation ?
    • Quels sont les enjeux et les objectifs ?
    • Les nouvelles pratiques dans l’entreprise. Les nouveaux besoins des usagers.
    • Le positionnement de la dématérialisation des flux courriers entrants et sortants par rapport au SI de l’entreprise et de l’administration.
    • Quelles sont les filières documentaires concernées ?
    • Qu’est-ce qu’un flux de courrier entrant ? Qu’est-ce qu’un flux de courrier sortant ?
    • Qu’est-ce qu’un courrier électronique ? Qu’est-ce qu’une messagerie électronique ?
    • La notion de courrier original. Qu’est-ce qu’un original numérique ? Qu’est-ce qu’une copie numérique ? La présomption de fiabilité d’un écrit numérique.
    • Archivage légal. Archivage probant. Archivage à valeur probatoire.
    • Le cycle de vie des documents. La notion de durée de conservation.

    Ce que dit la Loi

    • Droits applicables : droit au respect de la vie privée, droit au travail, droit de la preuve.
    • Textes législatifs fondateurs (directive européenne du 12/07/2002, loi LCEN du 21/06/2004, Code civil, Code du travail, décret 2011-184 du 15/02/2011, loi sur les archives, etc.) et évolution du cadre législatif jusqu’en 2017.
    • Point sur la réglementation CNIL : principe de transparence, principe de proportionnalité.
    • Régimes et conventions de preuve.
    • Jurisprudence significative sur la valeur des courriers électroniques.

    Stratégie de gestion des courriers entrants et sortants (depuis l’acquisition jusqu’à la conservation pérenne)


    Chaque item sera illustré de modèles et d’exemples de réalisation.

    Définition de l’offre de services attendue

    • Analyse des besoins et des objectifs : identification des filières métiers impactées, modélisation des flux BPM.
    • Cartographie des flux de courriers entrants et sortants, et analyse des facteurs déterminants (volumétries, typologie des courriers, taux de consultation, étapes de validation, formats, supports, niveau de sécurité requis, niveau de signature requis, référentiels, acteurs, etc.).
    • Mesure des impacts sur l’organisation des services courriers et sur les processus métiers. Analyse des risques (facteurs de frein) et analyse des leviers (facteurs de succès).
    • Prise en compte des projets connexes : GED, Archivage électronique, gestion collaborative, etc.
    • Intégration du processus de dématérialisation du courrier entrant et sortant dans le système d’information. Interopérabilité avec les applications métiers.
    • Points de repères économiques : comment évaluer le retour sur investissement, etc.

    Définition de l’organisation

    • Définition du système cible.
    • Qu’est-ce qu’un centre de gestion du courrier (pôle courrier) : comment définir et mettre en place un pôle de dématérialisation du courrier ? Mode centralisé ou décentralisé ?
    • Modèle d’externalisation VS Modèle d’internalisation. Pré-requis, Typologie des prestations proposées, etc. Comment choisir la bonne organisation ? Facteurs de risques et de succès.
    • Définir un scanning center.
    • Définir les spécificités de l’externalisation des flux entrants : mesure des impacts sur l’organisation interne, pré-requis.
    • Définir les spécificités de l’externalisation des flux sortants : comment gérer l’éditique des flux sortants ?
    • Répartition des rôles : direction générale, RH, pôle courrier, directions métiers, prestataires, etc.

    Conduite du changement

    • Comment accompagner le changement d’organisation du/des pôle(s) courrier ?
    • Quelle communication auprès des utilisateurs finaux ?

    Management de la stratégie de dématérialisation du courrier entrant et sortant

    • Définition des indicateurs de fonctionnement.
    • Méthode d’audit : grille d’analyse, application de la charte de fonctionnement, contraintes d’exploitation, tableau de bord d’exploitation, etc.
    • Panorama des situations, les cas les plus simples et les plus complexes, etc.
    • Certification : concepts, démarches possibles.

    Concevoir et piloter une solution de gestion dématérialisée des courriers entrants et sortants


    Chaque item sera illustré de modèles et d’exemples de réalisation.

    Normalisation

    • Panorama des normes et des standards : classification, famille de normes.
    • Référentiel général d’interopérabilité (RGI) et Référentiel général de Sécurité (RGS).
    • Norme AFNOR NF Z42-013 / ISO 14-641-1 (objet, portée, limites, contenu, démarche de mise en œuvre), OAIS, MOREQ, Norme ISO 15 489, Marque NF 461, SEDA, etc.
    • Point sur les normes techniques. Point sur le PDF/A ISO 19005.

    Entités fonctionnelles d’une solution de gestion électronique du courrier

    • Acquisition : réception, tri, enregistrement, pré-indexation (contraintes du traitement des flux d’entrée, solutions techniques pour assurer la sécurité et la traçabilité). Boîtes postales, TSA.
    • Technologies et usages de LAD, RAD et de vidéocodage.
    • Technologies et usages de puces RFID et de QR Code (traçabilité du courrier).
    • Gestion des métadonnées (modèles d’information AIP, SIP, DIP), durées de conservation, flux de validation, lien courrier entrant-courrier sortant, chrono courrier entrant/sortant, modification/annotation des courriers, lien avec les outils bureautiques, workflows.
    • Paramétrage des documents/flux clients.
    • Personnalisation du format de sortie du document/flux. Paramétrage des solutions d’impression.
    • Publipostage.
    • Gestion des recommandés (entrants, sortants).
    • Gestion des colis (inventaires, traçabilité).
    • Parapheur électronique : concept, modalités de mise en œuvre, impacts, sécurité, traçabilité.
    • Signature électronique : concept, modalités de mise en œuvre, impacts, sécurité, traçabilité.
    • Gestion des corbeilles.
    • Horodatage : techniques d’horodatage et de cryptage des données.
    • Coffre-fort électronique : positionnement fonctionnel et technique.
    • Gestion et archivage des courriels : exigences de sécurité, exigences de pérennité. Critères d’intégrité et d’authenticité (unicité, identification, contexte, datation). Supports de conservation et de consultation (durée de vie des supports optiques, obsolescence et évolution des techniques de stockage). Journalisation. Traçabilité.
    • Solution d’éditique : depuis l’acquisition jusqu’à l’impression.
    • Solution d’archivage électronique : moteur d’indexation et de recherche, métadonnées d’identification et de classement, gestion des droits d’accès. Formats de codage utilisables.
    • Administration : contrôle et audit de l’exploitation, gestion des supports d’archivage et contrôle de leur durée de vie, purge des données, migration des données.
    • Reporting clients et dashboard.
    • Réversibilité et restitution des données.

    Composantes techniques

    • Urbanisation du SI : interfaces avec les applications existantes (ERP de gestion, outil de GED, outil d’archivage, outil BPM, etc.), etc.
    • Interopérabilité.
    • Intégration des workflows.
    • Architecture technique : caractéristiques des solutions possibles. Composants clés : serveurs, composants réseaux, gestion des transferts, etc.
    • Archivage des mails VS sauvegarde sécurisée : approches techniques. Mode de collecte (collecte globale, collecte ciblée). Formats d’archivage. Etc.
    • Archivage des messageries électroniques.
    • Point sur le Cloud.
    • Point sur les médias de restitution et sur la mobilité (tablettes, smartphones, etc.).

    Etude de cas :

    • Le bulletin de salaire.
    • Le bulletin d’adhésion.
    • La facture fournisseur.
    • La LRE (lettre recommandée électronique).
    • Le chèque.
    • Etc.

    Panorama de l’offre


    • Orientations du marché : tendances du marché français et du marché international en 2017.
    • Bilan des réflexions engagées au niveau national et international. Retours d’expériences.
    • La mutation des offres du marché : de la gestion du papier à la gestion des flux électroniques.
    • Les solutions de gestion du courrier (exemple : Archimed, Digitech, AlexMail, AM Trust, SEFAS Innovation, Epistolaire, C-Logik, Logidoc, T2I, etc.).
    • Focus sur les opérateurs de la gestion du courrier et/ou éditique ((exemple : Docapost, Canon CBS, Pitney Bowes, EDIIS, Numen, Itesoft, Edilink, LNSE, Esker, etc.).
    • Focus sur les ateliers protégés.
    • Focus sur les offres Cloud.
    • Focus sur l’offre Open Source : atouts et contraintes, les vraies économies et les limites, solutions dominantes du marché.
    • Les solutions d’archivage des courriels (exemple : Netmail, OpenText, EMC, IBM, Filenet, HP, Sun, Symantec, Atempo, etc.).
    • Typologie des prestations de services offertes : tiers-horodateurs, tiers-archiveurs, tiers-certificateurs, prestataire de stockage électronique, prestataire d’archivage mixte papier et électronique, éditeurs, intégrateurs, auditeurs, sociétés de conseils, etc.
    • Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision.