Capgemini Institut 0144742410
24 rue du Gouverneur général Eboué 92136 Issy les Moulineaux
ECM : Gestion des Contenus d’Entreprise Paris
DURéE
2 jours
DATES
16-17 novembre 2017
LIEU
Paris
PRIX
1 910 € ht (2 292 € ttc)
Sommaire du séminaire
    Séminaires technique Institut Capgemini

    ECM : Gestion des Contenus
    d’Entreprise

    >  Les nouveaux usages collaboratifs pour la transformation numérique des organisations : enjeux métiers, outils, méthodes, démarches, conseils pratiques.




    • La gestion globale de contenus (documents, sites web, RSE, multimédia, etc.) : un remède contre la prolifération et les risques associés, une opportunité de création de valeur (case management, support de gestion de projet, portail métier, KM, etc.).
    • Pourquoi l’ECM est plus que la juxtaposition de technologies GED + CMS + collaboratif + recherche + portail ?
    • Comment mobiliser les directions générales (levier de transversalité, projet fédérateur, valeur ajoutée client, maîtrise de l’information).
    • En quoi la gestion globale des contenus est-elle un levier majeur de la transformation numérique (innovation, dématérialisation, mobilité, nouveaux services clients, mise en relation des personnes et des contenus, etc.) ?
    • Comment construire une architecture des contenus d’entreprise et construire des référentiels.
    • Quelle gouvernance et quels nouveaux rôles pour réussir une gestion de contenus d’entreprise ?

    Ce séminaire est destiné aux chefs de projet, responsables métier, professionnels de l’information et spécialistes de la DSI. Il dresse l’état de l’art de l’ECM, apporte un panorama complet des usages et des solutions du marché et propose des démarches de déploiement illustrées par de nombreux exemples et cas réels.

    le mot de L’intervenant

    « Avec ce séminaire ECM, je peux vous permettre de :

    Proposant un panorama complet de l’offre du marché, des technologies les plus traditionnelles (GED) au plus novatrices (RSE et multimédia), ce séminaire vous donne une vision unifiée en illustrant les multiples usages qui les associent. »

    Gonzague Chastenet de Géry



    Lancer un programme ECM


    État des lieux

    • Le chaos de la prolifération des contenus (bureautique, collaboratif, Web), une phase d’apprentissage ?
    • L’information non structurée, complexe et multi format : une richesse à valoriser ?
    • Les métiers ne veulent plus voir la complexité technologique.

    La demande des métiers

    • Un sujet pour les directions générales : efficacité administrative, décloisonnement, levier de convergence, nouvelle valeur ajoutée.
    • Un levier de transversalité : référentiels, langage commun, collaboration, processus métier, etc.
    • Panorama des demandes métier : relation client enrichie, gestion de dossiers dynamique, fonctions de support, efficience de la R&D, gestion de projet, documentation, Knowledge Management, etc.
    • Au-delà d’une segmentation par outil, vers des portails simplifiant les usages.
    • L’interopérabilité entre les outils.
    • Comment intégrer la gestion des contenus et le collaboratif dans les processus métier.
    • Quels nouveaux services apportés aux clients et partenaires ?

    Place de la DSI

    • Comment la DSI peut-elle reprendre en main ce domaine ?
    • Comment maîtriser les coûts et les compétences des différentes briques technologiques ? Un enjeu : le TCO.
    • Comment satisfaire rapidement la demande des métiers : la plate-forme d’entreprise et les solutions prêtes à l’emploi.

    Les composants d’une plate-forme ECM


    Couverture du cycle de vie par les progiciels du marché

    • Le cycle de vie : créer/capturer, classer, indexer, stocker, diffuser, publier, interagir, archiver.
    • Les briques de base : GED/DAM, CMS, portail, collaboratif, RSE, recherche, workflow, archivage.
    • Les fonctions critiques par module et par usage.

    Les fonctions propres à l’ECM

    • L’ergonomie : une exigence des utilisateurs.
    • De la juxtaposition des modules à leur intégration.
    • Un outil unique pour remplacer la GED et le CMS : besoins, perspectives, limites.
    • L’intégration de la GED et du collaboratif : un élément différenciant les éditeurs.
    • De la navigation entre bases à la navigation entre contenus.
    • La mutualisation des services (gestion des droits, modèles, signature électronique, etc.).
    • Quand le moteur de recherche remplace le portail.
    • La problématique de la recherche transverse.
    • L’ECM : le portail des métiers sans ERP (DSI, juridique, R&D, qualité, etc.).

    Les adhérences de l’ECM avec le SI

    • La messagerie et la bureautique : quelle intégration et quel avenir ?
    • Comment positionner le Big Data dans les démarches ECM ?
    • Les ERP, PLM et le CRM : quelles adhérences avec l’ECM et quelles complémentarités ?
    • La gestion de contenu native de ces progiciels, une alternative à la plate-forme ECM : avantages et inconvénients.
    • Les impacts sur l’architecture technique (poste de travail, serveurs, réseaux) et son dimensionnement (infrastructure).

    Comment construire une plate-forme ECM


    L’offre du marché

    Ce chapitre dresse un panorama critique de l’offre actuelle du marché : typologie des acteurs et de l’offre commerciale, caractéristiques des principaux produits dans chaque catégorie, évolutions fonctionnelles et techniques attendues, points forts et limites, domaines d’application privilégiés et principales contre-indications respectives, etc.

    • Les éditeurs leaders traditionnels (EMC-Documentum, OpenText, Ever, HP/Autonomy-Interwowen, Hyland).
    • Les éditeurs leaders généralistes (IBM, Microsoft, Oracle).
    • Les challengers (Archimed, Jalios, Ennov, Axemble, Cincom, etc.).
    • Les offres du libre (Alfresco, Nuxeo, etc.).

    Autres outils non ECM

    • Exemples sur le marché (GED de stockage, dématérialisation, CMS, portail, recherche, etc.).
    • Intérêts et limites fonctionnelles.

    Mono éditeur ou intégration de plusieurs outils

    • Comment intégrer l’existant : différents cas de figure.
    • Dans quelles circonstances les coûts et l’ergonomie peuvent-ils conduire à multiplier les éditeurs ?
    • Jusqu’où choisir une solution universelle sans connaître tous les usages à venir ?
    • Un cas en développement : SharePoint 2010/2013 intégré avec Documentum ou OpenText.

    Quand et comment compléter avec des outils spécialisés

    • La photothèque.
    • La gestion de la documentation ou de bibliothèques.
    • La gestion de la documentation technique.
    • La gestion des brevets et des contrats.
    • Les cahiers de laboratoire électroniques (eLN)
    • Les chaînes de publication et de PAO.
    • La gestion du courrier.

    L’architecture des contenus cibles

    • Pourquoi et pour quels contenus (référentiels, langage commun, etc.) ?
    • Comment construire, cartographier, faire vivre l’architecture des contenus cibles.
    • Comment référencer de façon homogène des documents, des pages web, des objets collaboratifs, etc. ?
    • Faut-il gérer un réservoir de métadonnées d’entreprise ?
    • Jusqu’où est-il possible de mutualiser des bases de contenu transverses : dossiers Client, Immeuble, Produit, Collaborateur, documentation technique, référentiel réglementaire et normatif, contrathèque, veille ? Freins et dynamiques.
    • Les performances des moteurs de recherche évitent-elles une organisation des contenus ?

    La gestion des référentiels

    • Typologie et niveaux d’ambition progressifs (bibliothèque d’entreprise, entrepôts de contenus, etc.)
    • L’articulation local/global.
    • Jusqu’où intégrer des points de vue personnels avec le développement du Web 2.0 ?
    • Comment gérer le lien avec les bases Projet.

    Les étapes de construction de la plate-forme ECM

    • Stratégie horizontale : archivage, gestion de documents, portails, etc.
    • Stratégie verticale : l’intégration des composants ECM pour un domaine métier, le portail métier.
    • ECM cible : une trajectoire plus qu’une cible.

    Une plate-forme comme standard de l’entreprise

    • Comment mutualiser les ressources ? Une réponse : le centre d’expertise.
    • Comment proposer les solutions ECM : quand la DSI devient éditeur ou revendeur.

    Comment mettre en œuvre


    La stratégie de déploiement

    • Le mode Programme : se coordonner sans s’attendre, comment l’imposer.
    • Comment anticiper les demandes et le déploiement par métier ou domaine d’usage.
    • Typologie de réalisation : gestion de dossiers, portail qualité, portail KM, portail communication, support à la vente, portail métier, self-service administratif, etc.
    • Apports et limites des méthodes agiles dans un projet ECM
    • L’apport d’un POC (Proof of Concept) pour clarifier la demande et valider la technologie.
    • Comment assister le déploiement : chef de projet (méthodologie) et utilisateurs (prise en main).
    • Comment concevoir un catalogue de solutions pré paramétrées et prêtes à l’emploi.
    • Quels domaines fonctionnels de l’ECM externaliser ? Le cas particulier de l’archivage, contenus et données.

    Les freins organisationnels et humains

    • Comment trouver le bon périmètre de partage.
    • Comment sortir des logiques de silos.
    • Comment éviter que l’état d’esprit 2.0 se heurte à une démarche d’industrialisation des outils collaboratifs.
    • Le guide des usages de l’ECM.

    Quel modèle de gouvernance ?

    • La maîtrise d’ouvrage de l’ECM, une fonction à part entière ou une coordination temporaire ?
    • La montée de nouveaux rôles : pilote de processus documentaire, DIM, Document Controler.
    • Quelles évolutions pour les acteurs traditionnels (webmasters, documentalistes, archivistes) ?
    • Un responsable unique au sein de la DSI, quels rôles précis ?
    • Comment organiser les grandes étapes du cycle de vie des contenus. Le cas particulier de l’indexation.
    • Quels impacts dans les métiers ?
    • Quels impacts sur les comportements ?
    • Quelle maintenance de la plate-forme ECM ?
    • Comment choisir son partenaire d’intégration. Grands intégrateurs polyvalents vs prestataires spécialisés.

    Le modèle économique de l’ECM dans l’entreprise

    • L’investissement global et le coût marginal d’un nouveau projet.
    • Les limites de l’approche ROI, l’intérêt d’un Business Case.