Capgemini Institut 0144742410
24 rue du Gouverneur général Eboué 92136 Issy les Moulineaux
GED (Gestion Électronique de Documents) Paris
GED (Gestion Électronique de Documents) Paris
DURéE
2 jours
DATES
6-7 juin 2017
29-30 novembre 2017
LIEU
Paris
PRIX
1 910 € ht (2 292 € ttc)
Sommaire du séminaire
    Séminaires technique Institut Capgemini

    GED (Gestion Électronique
    de Documents)

    Techniques, outils, panorama de l’offre, démarche de mise en œuvre, best practices




    Dans un contexte où la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de GED continuent à évoluer. Ce séminaire dresse un état de l’art complet, pragmatique et structuré de la GED, à l’appui de nombreux exemples de projets réalisés. Il présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, examine les caractéristiques et la maturité des solutions du marché, propose des modèles d’organisation et des démarches pour réussir la mise en œuvre d’un projet de GED.

    • Quels enjeux de la GED et de la dématérialisation ?
    • Quelle GED pour quels besoins ?
    • Quelle stratégie d’urbanisation et d’interopérabilité ?
    • Quelle stratégie de stockage de documents et de données ?
    • Comment évaluer les impacts organisationnels, fonctionnels et techniques.
    • Comment calculer les coûts et évaluer le ROI d’un projet de GED.
    • Comment mesurer le niveau de performance et la qualité du système de GED.
    • Quel plan d’action pour un système de GED pérenne, évolutif et performant ?
    • Comment piloter un projet de GED et le changement.
    • Quelles sont les familles de solutions du marché ?
    • Comment choisir sa solution.


    Concepts clés


    Définitions et fondamentaux

    • Objectifs. Enjeux.
    • Transformation numérique des entreprises et de l’administration : définition, enjeux, impacts.
    • Big Data et Open Data : définition, enjeux, impacts.
    • Positionnement de la GED dans l’organisation de l’entreprise et des métiers.
    • Informations structurées, semi-structurées, non structurées.
    • Définition de la gestion documentaire : qu’est-ce qu’un document ? un dossier ? une unité documentaire ? un record ? une archive ?
    • GED et gestion de contenu : documents papier, bureautiques, audio-visuels, photographies, plans, flux EDI, courriels, flux vocaux, contenu web…
    • Cycle de vie des documents. Caractéristiques techniques et fonctionnelles par type de documents.
    • Panorama des durées de conservation par grandes typologies documentaires et filières métiers : filière juridique (contrats…), technique, comptable (factures…), RH (dossier du personnel, bulletin de salaires…), commerciale…

    Différents types de GED

    • GED verticales et GED transverses : caractéristiques et points de différenciation.
    • Approches des éditeurs de solutions.

    Leviers de productivité

    • Gains/ROI qualitatifs : optimisation de la recherche, qualité de la saisie, traçabilité, sécurité des documents, structuration des processus métiers…
    • Gains/ROI quantitatifs : diminution des coûts et des temps de traitement, augmentation de la productivité, diminution des coûts de stockage…
    • Indicateurs de mesures des gains qualitatifs et quantitatifs.
    • Méthode d’analyse applicable : MAREVA.

    Cadre réglementaire et normatif


    Cadre juridique

    • Qu’est-ce qu’un original numérique ?
    • Qu’est-ce qu’une copie fidèle et durable ?
    • Réglementation française sur la signature électronique
    • Régime de la preuve : valeur probante. Valeur probatoire.
    • Réglementation européenne sur la signature électronique.
    • Impacts de la réglementation sur les processus de traitement documentaire.

    Normes

    • ISO-9001 Version 2015 : focus sur le management de l’information.
    • ISO-27001 (version 2013) : management de la sécurité de l’information.
    • ILM (Information Lifecycle Management) et Records management (ISO-15-489).
    • Archivage électronique : OAIS, MOREQ, NF-Z42-013/ISO-14-641-1, NF-461…
    • Normes techniques (supports, formats, standards d’échanges de donnée) : ISO-19005 PDF/A, OOXML, SEDA, EDI, PES, SEPA…
    • Référentiel général d’interopérabilité (RGI).
    • Certification des solutions de GED.
    • Conformité CNIL.

    Conduire un projet de GED


    Définition du socle de GED

    • Cartographie des documents et des flux (entrants, sortants) : analyse des processus métiers, typologies documentaires, flux, volumétries, cycles de vie.
    • Matrice de gestion des risques (valeur juridique, stratégique, économique, patrimoniale).
    • Identification des flux d’information prioritaires.
    • Règles de gestion de contenu.
    • Catégorisation des documents et des données : indexation, taxonomie, ontologie…
    • Métadonnées.
    • Référentiels de classement.
    • Besoins en termes de partage des documents.
    • Schéma directeur : définition de l’offre de service (quelle GED pour quels besoins), périmètre fonctionnel, filière métier pilote, plan de déploiement.
    • Stratégies d’externalisation et d’internalisation.

    Construction du socle de GED

    • Environnement technique : spécifications techniques (postes de travail, serveurs, BDD, messageries, navigateurs, réseau…), environnement applicatif, contraintes d’architecture technique…
    • Gestion des interfaces : infocentres, import-export…
    • Réversibilité.
    • Politique de sécurité.
    • Interopérabilité et urbanisation du SI (web services, CMIS, portlets…) : interfaçage avec les applications bureautiques, les applications de messagerie (MS-Outlook, Gmail), les applications métiers et les ERP de gestion, les annuaires de l’entreprises (LDAP).
    • Architecture serveur.
    • Spécifications techniques et fonctionnelles générales et détaillées.
    • Cahier des charges.
    • Définition des critères de choix (typologie, valeur des indicateurs).
    • Tests et recettes.
    • Maintenance.
    • Reprise des données existantes : évaluation du besoin, méthodes, principes de mise en œuvre, indicateurs, évaluation des coûts.

    Enrichissement du socle GED

    • Audit du système : opportunités et contraintes (utilisateurs, organisation, juridique, technique…), méthodes, critères (indicateurs, valeurs, matrice).
    • Evolutivité du socle (plan d’action).

    Gouvernance du projet GED

    • Instances de pilotage : sponsors, acteurs, chefs de projet, pilotes.
    • Rôles : filières métiers, filière juridique, filière Archives, DSI.
    • Articulation AMOA-AMOE. Intégrateurs et consultants.
    • Outils de suivi de projet : tableaux de bord, RIDA, planning rétroactif, espace collaboratif…
    • Méthodologies projet : AGILE, PDCA…
    • Indicateurs : contexte, objectifs, enjeux, flux/volumes, taux de consultation, durée de rétention, fréquence de mise à jour, nombre et répartition géographique des utilisateurs, facteurs d’évolution…
    • Evaluation économique : charges d’investissement et de fonctionnement.

    Conduite du changement

    • Etapes : communiquer, former, accompagner.
    • Outils : guides, tutoriels, MOOC, workshops…
    • Plan de formation.
    • Mesure des impacts utilisateurs (indicateurs).
    • Plans et supports de communication.

    Concevoir une solution de GED


    Module d’acquisition

    • Qu’est-ce que la numérisation ? Types de numérisation : enjeux, démarches, modes opératoires, PDF image, PDF texte.
    • LAD. RAD. OCR. ICR.
    • Peut-on mettre en œuvre un projet de numérisation sans GED ?
    • Traitement des flux EDI : définition, méthode, contraintes, pré-requis.
    • Grille comparative des acteurs du marché.

    Module de gestion

    • Classement et indexation (les techniques et méthodes de plan de classement).
    • Gestion des métadonnées et notices descriptives (comment définir et gérer les métadonnées).
    • Gestion des référentiels internes et externes (thésaurus, référentiel métier…).
    • Workflows (workflow documentaires, workflow métiers).
    • Gestion des versions.
    • Gestion de la traçabilité et de la sécurité.
    • Gestion de la confidentialité.
    • Gestion des droits d’accès.
    • Statistiques. Journaux de bord.
    • Ergonomie des interfaces de gestion.

    Module de recherche

    • Fonctionnalités des moteurs de recherche : fonctions standards et avancées (indexation et recherche sur les métadonnées et/ou sur les contenus textuels, recherche fédérée, recherche croisée, recherche à facettes, recherche sémantique…).
    • Intégration des moteurs de recherche dans les solutions de GED.
    • Recherche multicanal.
    • Interfaces de recherche.
    • Grille comparative des principaux moteurs du marché.

    Module de consultation et diffusion

    • Interfaces de consultation.
    • Types de diffusion.
    • Portail documentaire.
    • Intégration/interopérabilité avec les SI métiers.
    • Mobilité et nomadisme : mode connecté et déconnecté.

    Module de stockage

    • Quel stockage pour quel usage ?
    • Types de supports : critères de choix des supports en fonction du périmètre fonctionnel, des volumes, de la performance attendue, etc.
    • Sauvegarde sécurisée : caractéristiques, matériels, usage ?
    • Infrastructures de stockage : gestion internalisée ou externalisée, plateformes de stockage.
    • Cloud Computing : définition, enjeux, réglementation, gestion des métadonnées et des documents, gestion des données personnelles. Grille comparative des acteurs du marché (GED 100% Cloud).

    Signature électronique

    • Certificats électroniques : ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des SI), RGS (Référentiel général de sécurité), principes d’authentification, gestion des profils, PSCE (prestataires de services de certification électronique), autorités de certification, autorités d’enregistrement, opérateurs de certification, authentification via un site web, boucle SMS.
    • Quel type de certificat pour quel type de document ?
    • Tampon numérique : principes, avantages, valeur certifiante.
    • Horodatage et scellement numérique.
    • Types de signatures : simple, avancée, en face à face, en ligne, à la volée, permanente et réutilisable, plateforme de confiance.
    • Fonctionnalités : gestion des certificats, workflows, parapheur électronique, gestion des PKI (clés publiques, clés privées), formats, langues, droits, mobilité…
    • Technologies : carte à puce, clé USB, tablette, smartphone, stylo de capture digitale, signature à la souris, signature du bout de doigt.
    • Signature numérique d’un document PDF.
    • Niveau d’intégration avec la solution de GED.
    • Critères pour bien choisir son opérateur de signature : type de facturation (à la consommation, au volume…), gestion de projet, gestion de l’archivage, réversibilité, niveau d’engagement (SLA).
    • Grille comparative des acteurs du marché (DocuSign, Cryptolog, Universign, YouSign, LexPersona, Oodrive, Almetis, etc.).

    Gestion collaborative

    • Définition, concepts, fonctionnalités.
    • Mode synchrone et asynchrone.
    • Partage et enrichissement des informations.
    • Usages liés à la notion de groupe de travail.
    • Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE (réseau social d’entreprise).

    Archivage électronique

    • Peut-on gérer l’archivage électronique sans GED ?
    • Exigences de pérennité : formats (PDF/A, SEDA, XML…), journalisation, documentation, audit.
    • Supports de conservation : disques Worm, supports magnétiques et optiques, microformes.
    • Exigences de traçabilité et de sécurité.
    • Types d’infrastructures (gestion internalisée et externalisée, plateforme de service).
    • Coffres forts électroniques : principes, fonctionnalités, démarche de mise en œuvre.
    • Logiciels de gestion des archives : fonctionnalités spécifiques (gestion des délais d’archivage, purge des documents, consultation, confidentialité…).
    • Positionnement des tiers archiveurs.
    • Archivage des données dans le Cloud : point sur la réglementation, caractéristiques.
    • Focus sur les solutions d’archivage électronique et de stockage sécurisé (Arcsys, Cecurity.com, CDC Arkhinéo, Morpho-Dictao, ExaBuilder, EMC, IBM, Netapp, SparkArchives, etc.)

    Panorama de l’offre GED


    • Orientations du marché : tendances du marché français et du marché international.
    • Magic Quadrant (Gartner)/Forrester (indicateurs, cahier des charges, grille d’analyse, positionnement).
    • Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision.
    • Nomenclature des solutions de GED du marché : analyse des types de solutions par segment de marché.
    • Grille d’analyse des solutions de GED du marché : analyse de 20 solutions de GED parmi lesquelles : EMC, IBM, Opentext, Microsoft, Everteam, Lexmark, Oracle, Hyland, Xerox, M-Files, Therefore, solutions Adullact, Archimed, Docuware, Digitech…
    • Offre Open Source : atouts et contraintes, vraies économies et limites. Grille d’analyse des solutions du marché (Alfresco, Nuxeo, Contineo, Freedom, ExoDMS, Jahia, Knowledge Tree, LogicalDoc, Maarch, Quotero, SilverPeas…)
    • Offre des intégrateurs : avantages et inconvénients. Principaux acteurs du marché.