Capgemini Institut 0144742410
24 rue du Gouverneur général Eboué 92136 Issy les Moulineaux
DURéE
2 jours
DATES
LIEU
Paris
PRIX 2017
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Sommaire du séminaire
    Séminaires technique Institut Capgemini

    Gestion électronique du mail et du courrier

    >  Concepts, méthodologies, technologies, outils, panorama de l’offre, démarche de mise en œuvre, best practices, modèles économiques




    La gestion électronique du mail et du courrier participe à la réduction des délais de traitement et à l’optimisation des processus métiers. La réception et la diffusion du courrier étant désormais multicanale, ce séminaire s’intéresse autant à la gestion du courrier papier, pour lequel il s’agit de définir les méthodes de dématérialisation, qu’à la gestion du mail, pour lequel il s’agit de définir les mécanismes d’intégration dans le SI. En deux journées denses, ce séminaire pose les principes et méthodes de la gestion électronique du mail et du courrier :

    • Comment définir une stratégie d’organisation de la gestion du mail et du courrier ? Comment évaluer ses besoins ? Comment définir son offre de service ?
    • Comment anticiper, mesurer et intégrer les impacts organisationnels, humains, fonctionnels et techniques ?
    • Comment évaluer les choix techniques ?
    • Comment calculer les coûts et évaluer les retours sur investissement ?
    • Comment différencier les types de prestations et d’offres de services actuelles ? Comment s’y retrouver ? Quels pièges à éviter ?


    Evolutions des concepts clés et du cadre réglementaire


    Définitions et principes fondamentaux

    • Qu’est-ce que la dématérialisation ? Dématérialisation VS numérisation ?
    • Quels sont les enjeux et les objectifs ?
    • Les nouvelles pratiques dans l’entreprise. Les nouveaux besoins des usagers
    • Qu’est-ce qu’un courrier ?
    • Qu’est-ce qu’un courrier électronique ? Qu’est-ce qu’une messagerie électronique ?
    • La notion de courrier original. Qu’est-ce qu’un original numérique ? Qu’est-ce qu’une copie numérique ? La présomption de fiabilité d’un écrit numérique
    • Archivage légal. Archivage probant. Archivage à valeur probatoire.
    • Le cycle de vie des documents. La notion de durée de conservation.

    Ce que dit la Loi

    • Droits applicables : droit au respect de la vie privée, droit au travail, droit de la preuve
    • Textes législatifs fondateurs (directive européenne du 12/07/2002, loi LCEN du 21/06/2004, Code civil, Code du travail, décret 2011-184 du 15/02/2011, loi sur les archives, etc.) et évolution du cadre législatif jusqu’en 2017
    • Point sur la réglementation CNIL : principe de transparence, principe de proportionnalité
    • Régimes et conventions de preuve
    • Jurisprudence significative sur la valeur des courriers électroniques

    Normalisation

    • Panorama des normes et des standards : classification, famille de normes
    • Point sur les normes techniques

    Stratégie de gestion du mail et du courrier (depuis l’acquisition jusqu’à l’archivage)


    Chaque item sera illustré de modèles et d’exemples de réalisation.

    Définition de l’offre de services courrier

    • Analyse des besoins et des objectifs : identification des filières métiers impactées, modélisation des flux
    • Cartographie des courriers, analyse des facteurs déterminants (volumétries, typologie des courriers, taux de consultation, étapes de validation, formats, supports, niveau de sécurité requis, niveau de signature requis, référentiels, acteurs, etc.)
    • Mesure des impacts sur l’organisation des services courriers et sur les processus métiers. Analyse des risques (facteurs de frein) et analyse des leviers (facteurs de succès)
    • Prise en compte des projets connexes : GED, Archivage électronique, gestion collaborative, etc.
    • Intégration du processus de dématérialisation du courrier dans le système d’information. Interopérabilité avec les applications métiers
    • Points de repères économiques : comment évaluer le retour sur investissement, etc.

    Définition de l’organisation courrier

    • Définition du système cible.
    • Qu’est-ce qu’un centre de gestion du courrier (pôle courrier) : comment définir et mettre en place un pôle de dématérialisation du courrier ? Mode centralisé ou décentralisé ?
    • Modèle d’externalisation VS Modèle d’internalisation. Pré-requis, Typologie des prestations proposées, etc. Comment choisir la bonne organisation ? Facteurs de risques et de succès.
    • Définir un scanning center.
    • Définir les spécificités de l’externalisation des courriers entrants : mesure des impacts sur l’organisation interne, pré-requis
    • Définir les spécificités de l’externalisation des courriers sortants : comment gérer l’éditique des courriers sortants ?
    • Répartition des rôles : direction générale, RH, pôle courrier, directions métiers, prestataires, etc.

    Définition de l’organisation gestion électronique du mail

    • Définir la gouvernance du mail. Charte et politique de gestion
    • Valeur juridique et stratégique du mail
    • Comment élaborer la cartographie du mail ?
    • Automatisation de l’indexation et du classement du mail
    • Cycle de vie du mail
    • Principes d’interopérabilité avec les applications métiers. Interopérabilité avec la GED.

    Management de la stratégie de gestion du mail et du courrier

    • Conduite du changement : comment accompagner le changement d’organisation ? quelle communication auprès des utilisateurs finaux ?
    • Définition des indicateurs de fonctionnement
    • Méthode d’audit : grille d’analyse, application de la charte de fonctionnement, contraintes d’exploitation, tableau de bord d’exploitation, etc.
    • Panorama des situations, les cas les plus simples et les plus complexes, etc.
    • Certification : concepts, démarches possibles

    Concevoir et piloter une solution de gestion électronique du mail et du courrier


    Chaque item sera illustré de modèles et d’exemples de réalisation.

    Entités fonctionnelles d’une solution de gestion électronique du courrier

    • Acquisition : réception, tri, enregistrement, pré-indexation (contraintes du traitement des flux d’entrée, solutions techniques pour assurer la sécurité et la traçabilité). Boîtes postales, TSA
    • Technologies et usages de LAD, RAD et de vidéocodage
    • Technologies et usages de puces RFID et de QR Code (traçabilité du courrier)
    • Gestion des métadonnées (modèles d’information AIP, SIP, DIP), durées de conservation, flux de validation, lien courrier entrant-courrier sortant, chrono courrier entrant/sortant, modification/annotation des courriers, lien avec les outils bureautiques, workflows,
    • Paramétrage des documents/flux clients
    • Personnalisation du format de sortie du document/flux. Paramétrage des solutions d’impression
    • Publipostage
    • Gestion des recommandés (entrants, sortants)
    • Gestion des colis (inventaires, traçabilité)
    • Parapheur électronique : concept, modalités de mise en œuvre, impacts, sécurité, traçabilité
    • Signature électronique : concept, modalités de mise en œuvre, impacts, sécurité, traçabilité
    • Gestion des corbeilles
    • Horodatage : techniques d’horodatage et de cryptage des données
    • Coffre-fort électronique : positionnement fonctionnel et technique
    • Gestion et archivage des courriels : exigences de sécurité, exigences de pérennité. Critères d’intégrité et d’authenticité (unicité, identification, contexte, datation). Supports de conservation et de consultation (durée de vie des supports optiques, obsolescence et évolution des techniques de stockage). Journalisation. Traçabilité.
    • Solution d’éditique : depuis l’acquisition jusqu’à l’impression
    • Solution d’archivage électronique : moteur d’indexation et de recherche, métadonnées d’identification et de classement, gestion des droits d’accès. Formats de codage utilisables.
    • Administration : contrôle et audit de l’exploitation, gestion des supports d’archivage et contrôle de leur durée de vie, purge des données, migration des données
    • Reporting clients et dashboard
    • Réversibilité et restitution des données

    Entités fonctionnelles d’une solution de gestion électronique du mail

    • Acquisition et automatisation de l’indexation : technologies et usages
    • Gestion des métadonnées
    • Exigences de sécurité, exigences de pérennité. Critères d’intégrité et d’authenticité (unicité, identification, contexte, datation). Supports de conservation et de consultation (durée de vie des supports optiques, obsolescence et évolution des techniques de stockage). Journalisation. Traçabilité.
    • Solution d’archivage électronique : moteur d’indexation et de recherche, métadonnées d’identification et de classement, gestion des droits d’accès. Formats de codage utilisables.
    • Administration : contrôle et audit de l’exploitation, gestion des supports d’archivage et contrôle de leur durée de vie, purge des données, réversibilité
    • Reporting clients et dashboard

    Composantes techniques

    • Interopérabilité et urbanisation du SI : interfaces avec les applications existantes (ERP de gestion, outil de GED, outil d’archivage, outil BPM, etc.), etc.
    • Architecture technique : caractéristiques des solutions possibles. Composants clés : serveurs, composants réseaux, gestion des transferts, etc.
    • Archivage des mails VS sauvegarde sécurisée : approches techniques. Mode de collecte (collecte globale, collecte ciblée). Formats d’archivage. Etc.
    • Archivage des messageries électroniques
    • Point sur le Cloud
    • Point sur les médias de restitution et sur la mobilité (tablettes, smartphones, etc.)

    Panorama de l’offre


    • Orientations du marché : tendances du marché français et du marché international en 2018
    • Bilan des réflexions engagées au niveau national et international. Retours d’expériences
    • Les solutions de gestion du courrier (exemple : Archimed, Digitech, AlexMail, AM Trust, SEFAS Innovation, Epistolaire, C-Logik, Logidoc, T2I, etc.)
    • Les opérateurs de gestion du courrier (exemple : Docapost, Canon CBS, Pitney Bowes, EDIIS, Numen, Itesoft, Edilink, LNSE, Esker, etc.)
    • Les solutions de gestion du mail (exemple : Netmail, OpenText, EMC, IBM, Filenet, HP, Sun, Symantec, Atempo, etc.)
    • Focus sur les offres Cloud
    • Focus sur l’offre Open Source
    • Typologie des prestations de services offertes : éditiques, tiers-horodateurs, tiers-archiveurs, tiers-certificateurs, éditeurs, intégrateurs, auditeurs, sociétés de conseils, etc.
    • Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision