ECM
(Enterprise Content Management)

• Où en est-on aujourd’hui dans les entreprises en matière d’ECM ?
• Quelle place la DSI prend-elle dans son déploiement ?
• Quels sont les principaux outils du marché : quelles fonctionnalités, quels positionnements, quels domaines d’application spécifiques ?
• Comment déployer la plate-forme outil ? Quelles précautions, quels principaux écueils et comment les éviter ?
• Comment construire une architecture globale des contenus d’entreprise ?

Lancer un programme ECM

• État des lieux
  
• Le chaos des contenus : bureautique, collaboratif, web.
  
• L’information non structurée complexe et multiformat.
  
• Gérer le cycle de vie des contenus.
  
• Quel outil collaboratif pour quel usage ?
  
• La demande des métiers
  
• Panorama des demandes : fonctions de support, R&D, gestion de projet, documentation, Knowledge Management, etc.
  
• La transversalité : référentiels, langage commun, échanges, etc.
  
• Vers une publication des contenus orientée utilisateur.
  
• L’interopérabilité entre les outils : bureautique, GED, CMS, collaboratif, archivage, workflow, recherche, portail.
  
• Comment intégrer la gestion des contenus et le collaboratif dans les processus métier.
  
• Quels nouveaux services pour les clients et les partenaires ?
  
• Place de la DSI
  
• Comment la DSI peut-elle reprendre en main ce domaine ?
  
• Comment maîtriser les coûts et les compétences des différentes briques technologiques.
  
• Comment satisfaire rapidement la demande des métiers : la plate-forme d’entreprise et les solutions prêtes à l’emploi.
  

Les composants d’une plate-forme ECM

• Couverture du cycle de vie par les progiciels du marché
  
• Le cycle de vie : créer, classer, indexer, stocker, diffuser, interagir, archiver.
  
• Les briques de base : GED, CMS, portail, collaboratif, recherche, workflow, archivage.
  
• Les fonctions propres à l’ECM
  
• De la juxtaposition des modules à leur intégration.
  
• Un outil unique pour remplacer la GED et le CMS : besoins, perspectives, limites.
  
• L’intégration de la GED et du collaboratif : un élément différenciant les éditeurs.
  
• De la navigation entre bases à la navigation entre contenus.
  
• L’interactivité des dossiers documentaires.
  
• Quand le moteur de recherche remplace le portail.
  
• La problématique de la recherche transverse.
  
• Le portail des métiers sans ERP (DSI, juridique, R&D, qualité, etc.).
  
• Les adhérences de l’ECM avec le SI
  
• La messagerie et l’annuaire.
  
• La bureautique.
  
• Les ERP.
  
• Les PDM.
  
• Le CRM.
  
• La gestion de contenu native de ces progiciels, une alternative à la plate-forme ECM : avantages et inconvénients.
  

Comment construire une plate-forme ECM

• L’offre du marché
  Ce chapitre dresse un panorama critique de l’offre actuelle du marché : typologie des acteurs et de l’offre commerciale, caractéristiques des principaux produits dans chaque catégorie, évolutions fonctionnelles et techniques attendues, points forts et limites, domaines d’application privilégiés et principales contre-indications respectives, etc.
  
• Les éditeurs leaders traditionnels (EMC-Documentum, OpenText, Ever, Autonomy-Interwowen).
  
• Les éditeurs leaders généralistes (IBM, Microsoft, Oracle).
  
• Les plates-formes pour le marché des PME (Archimed, Ennov, Axemble, etc.).
  
• Les offres du libre (Alfresco, Nuxeo, etc.).
  
• Autres outils non ECM
  
• Exemples sur le marché.
  
• Intérêts et limites fonctionnelles.
  
• Monoéditeur ou intégration de plusieurs outils
  
• Comment intégrer l’existant : différents cas de figure.
  
• Dans quelles circonstances les coûts et l’ergonomie peuvent-ils conduire à multiplier les éditeurs ?
  
• Jusqu’où choisir une solution universelle sans connaître tous les usages à venir ?
  
• Un cas en développement : SharePoint plus Documentum ou OpenText.
  
• Quand et comment compléter avec des outils spécialisés
  
• La photothèque.
  
• La gestion de la documentation ou de bibliothèques.
  
• La gestion de la documentation technique.
  
• La gestion des brevets.
  
• Le Digital Asset Management.
  
• Les chaînes de publication et de PAO.
  
• La gestion du courrier.
  
• L’architecture des contenus cibles
  
• Pourquoi et pour quels contenus (référentiels, langage commun, etc.) ?
  
• Comment la construire.
  
• Comment la cartographier.
  
• Comment la faire vivre.
  
• Comment référencer de façon homogène des documents, des pages web, des objets collaboratifs, etc.
  
• Faut-il gérer un réservoir de métadonnées d’entreprise ?
  
• Jusqu’où est-il possible de mutualiser des bases de contenu transverses : dossier Client, dossier Immeuble, dossier Produit, dossier Collaborateur, documentation technique, référentiel réglementaire et normatif, veille ? Freins et dynamiques.
  
• Les performances des moteurs de recherche permettent-elles de s’affranchir d’une organisation des contenus ?
  
• La gestion des référentiels
  
• Typologie.
  
• L’articulation local/global.
  
• Jusqu’où intégrer des points de vue personnels avec le développement du Web 2.0 ?
  
• Comment gérer le lien avec les bases de contenu Projet.
  
• La gestion du multilinguisme.
  
• Les étapes de construction de la plate-forme ECM
  
• Stratégie horizontale : archivage, gestion de documents, portails, etc.
  
• Stratégie verticale : l’intégration pour un domaine.
  
• ECM cible : une trajectoire plus qu’une cible.
  
• Une plate-forme comme standard de l’entreprise
  
• Comment mutualiser les ressources ? Une réponse : le centre d’expertise.
  
• Comment proposer les solutions ECM : quand la DSI devient éditeur ou revendeur.
  

Comment mettre en œuvre

• La stratégie de déploiement
  
• Le mode programme.
  
• Comment anticiper les demandes et le déploiement par métier.
  
• Comment assister le déploiement : chef de projet (méthodologies) et utilisateurs (prise en main).
  
• Comment concevoir un catalogue de solutions préparamétrées et prêtes à l’emploi.
  
• Comment construire le prix interne des solutions et du support.
  
• Quels domaines fonctionnels de l’ECM externaliser ? Le cas particulier de l’archivage, contenus et données.
  
• Les freins organisationnels et humains
  
• Comment trouver le bon périmètre de partage.
  
• Comment sortir des logiques de silos.
  
• Comment éviter que l’état d’esprit 2.0 se heurte à une démarche d’industrialisation des outils collaboratifs.
  
• Le guide des usages de l’ECM.
  
• Quel modèle de gouvernance ?
  
• La maîtrise d’ouvrage de l’ECM, une fonction à part entière ?
  
• La montée de nouveaux rôles : DIM (Document & Information Manager), Document Controler.
  
• Quelles évolutions pour les acteurs traditionnels (webmasters, documentalistes, archivistes) ?
  
• Un responsable au sein de la DSI, quels rôles précis ?
  
• Comment organiser les grandes étapes du cycle de vie des contenus. Le cas particulier de l’indexation.
  
• Quels impacts dans les métiers ?
  
• Quels impacts sur les comportements ?
  
• Quelle maintenance de la plate-forme ECM ?
  
• Comment choisir son partenaire d’intégration. Grands intégrateurs polyvalents vs prestataires spécialisés.
  
• Le modèle économique de l’ECM dans l’entreprise
  
• L’investissement global et le coût marginal d’un nouveau projet.
  
• Les limites de l’approche ROI, l’intérêt d’un Business Case.
  
• Synthèse : positionnement de l’ECM
  
• La plate-forme ECM et la dématérialisation des processus.
  
• Le projet Portail : quelles caractéristiques particulières ?
  
• La plate-forme ECM et le Records Management.
  
• La plate-forme ECM et le Knowledge Management.