Analyse des Besoins
des Utilisateurs en 2010

• Quel plan, quelle forme, quel contenu ? Quelles sont les différentes approches possibles en la matière ?
• Quel rôle doit jouer chaque partenaire ? Les utilisateurs jouent un rôle déterminant dans le processus de définition du contenu des futures applications informatiques : comment améliorer leur participation ainsi que celle des maîtres d’ouvrage ?
• Jusqu’où doit-on aller dans l’analyse des besoins sans commencer l’analyse fonctionnelle ? Dans quels délais et pour quels coûts ?
• Comment organiser le travail ? Comment clarifier les rôles respectifs de la maîtrise d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage ?
• Comment organiser les entretiens, rédiger le dossier d’analyse des besoins, maîtriser le processus de travail en employant des méthodes et des outils efficaces ?
• Comment valider efficacement le dossier d’analyse des besoins ?

Conçu et animé par Claude Salzman, ce séminaire-conseil est destiné aussi bien aux maitres d'ouvrage, aux décideurs et aux utilisateurs en charge du lancement et du pilotage de projets, qu'aux chefs de projet, aux ingénieurs d'études informatiques et aux assistants à la maîtrise d’ouvrage ayant à aider les utilisateurs dans l'analyse et l’expression leurs besoins.

Maîtrise du processus de développement : les points clés

• Les moments privilégiés pour maîtriser le processus de développement des applications et pour effectuer les choix.
  
• Les différents modèles de cycle de développements des projets, avantages et inconvénients.
• Le rôle de l’analyse des besoins.
  
• Les trois étapes et leurs points de contrôle.
• Un choix stratégique. Éviter le cercle infernal. Le risque inverse est aussi à craindre. Une étape fondamentale. Une démarche contrôlée, progressive et pédagogique.
  
• Les spécificités des développements informatiques.
  
• La gouvernance des projets Val IT, CobiT.
  
• L’organisation par projet. Le rôle respectif des utilisateurs, des décideurs et des informaticiens au cours des différentes étapes du projet.
• L’approche basée sur la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage dans un projet informatique. Conséquences pratiques : une nouvelle relation. Quatre situations différentes.

Le dossier d’analyse des besoins : objectifs et contenu

• Objectifs et contenu du dossier d’analyse des besoins. Le rôle du “business case”.
  
• Ce qui n’est pas le dossier d’analyse des besoins.
• Les principaux destinataires du dossier et leurs attentes.
• Les trois objectifs du dossier :
• délimiter le domaine couvert. Le périmètre fonctionnel ;
• identifier les risques liés au projet, une démarche globale, identification des domaines à risques, , la quantification des risques, le processus de gestion des risques ;
• apprécier la rentabilité du projet.
• Exemples de dossiers d’analyse des besoins :
• solution classique ;
• architecture décentralisée ;
• achat d’un progiciel ;
• architectures Internet - Intranet.
• Plan type d’un dossier d’analyse des besoins, les principales rubriques et les compléments.
• Le noyau de l’analyse des besoins :
• les objectifs du projet ;
• la description synthétique des fonctions du projet ;
• l’identification des variantes ;
• les orientations concernant l’architecture fonctionnelle, les trois vues du système d’information  ;
• l’évaluation des enjeux, des gains et de la rentabilité ;
• l’évaluation du montant de l’investissement ;
  
• les risques liés à la mise en place du projet.
  
• Les pièges classiques et la manière de les contourner.
• Faut-il aller plus loin dans la démarche ?
  
• Que faire dans un environnement agile ?
  

La démarche d'étude des besoins

• La démarche globale d’étude des besoins : observer, écouter, concevoir.
• Le cadrage des opérations. Exemple d'une note de cadrage.
• Observer :
  
• l’analyse de l’existant. Plan de l’analyse de l’existant. Conseils pratiques ;
  
• les différents outils de représentation des fonctions ou des processus : DFD, MCT, DCD, MOT ;
  
• repérer les tâches et les acteurs réels du système d’information ;
  
• établir un “use case” ;
  
• analyser  les processus ;
  
• mesurer et prévoir les volumes. Rôles des indicateurs d’activité ;
  
• évaluer correctement les coûts de l’application et dégager des coûts unitaires ;
  
• faut-il aller plus loin ?
• l’analyse critique de l'existant ;
  
• l’art de collecter l’information.
• Écouter :
• identifier les sources d’information ;
  
• les groupes de travail ;
• faire travailler les utilisateurs. Combien faut-il créer de groupes de travail ?
  
• choisir les thèmes de travail intéressants ;
  
• exemple de groupe de travail : le diagnostic des fonctions d’une application ;
  
• améliorer l’efficacité des groupes de travail. Faire travailler sur le cœur des préoccupations. Exploiter intelligemment les travaux des groupes de travail. Intérêts et limites des sessions de créativité ;
  
• les entretiens ;
• avoir des entretiens efficaces. Préparer les entretiens ;
• comportements à avoir au cours de l’entretien. Méthode d’entretien. Rappel des fondamentaux : les “dix règles d’or”. Exploiter efficacement les entretiens.
• Concevoir :
• définir le périmètre fonctionnel de la future application. L’établissement de la liste des fonctions à prendre en compte. Exemple ;
  
• réduire l’importance des fonctions trop complexes et coûteuses. Classification des besoins fonctionnels et organisationnels ;
  
• une démarche du type analyse de la valeur. Les arbitrages fonctionnels et techniques. Comment les réaliser ? Peut-on aller plus loin ? La CCO (conception à coût objectif) ;
• rôle du management dans les arbitrages.
  
  

Les différentes études complémentaires

• Comment déterminer les études complémentaires nécessaires à la consolidation d’un dossier d’analyse des besoins. Choisir parmi toutes les études possibles les plus intéressantes :
• analyse de l’existant et analyse critique de l’existant : les différences. Vers une démarche de reconception ;
  
• analyse des risques ;
  
• analyse des fonctions et des tâches ;
  
• "use case" ;
  
• analyse des processus ;
  
• analyse des anomalies ;
  
• étude de la structure des données, modèle entité-relation ;
  
• étude de la faisabilité technique pour lever les doutes. Évaluer la charge transactionnelle (TPM) ;
  
• recherche d’axes d’amélioration ;
  
• élaboration de scénarios. Enrichir cette approche par le benchmarking ;
  
• appréciation des impacts organisationnels ;
  
• analyse des variantes ou des solutions alternatives ;
  
• évaluation du montant des investissements ;
  
• évaluation des coûts de fonctionnement ;
  
• estimation détaillée des gains de productivité et d’efficacité. Identifier et valoriser les gains ;
  
• établir un planning ;
• calcul de la rentabilité de l’investissement : le TIR, le ROI et le pay-back ;
  
• réalisation d’une maquette ou d’un prototype. Apprécier les différences entre ces deux démarches. Quels outils pour la réaliser ?
  
  

La rédaction du dossier d'analyse des besoins

• Importance de la formalisation du dossier d’analyse des besoins.
• Qui a la responsabilité de la rédaction du dossier ?
  
• Le rôle croissant des utilisateurs. Le rôle de la maîtrise d’ouvrage. Les nouvelles responsabilités des informaticiens.
• Choisir le plan du dossier d’analyse des besoins. Liste des quinze rubriques possibles. Le rôle et l’importance des différentes rubriques.
• Le choix des rubriques possibles. Principales rubriques : l’indispensable et l’optionnel.
  
• Conseils pratiques de rédaction des différentes rubriques du dossier d’analyse des besoins.
• Le rôle des annexes et des pièces justificatives.
• Les règles de rédaction à respecter.
• Préparer une présentation.
• Rédiger une fiche d’investissement.
  
  

La validation du dossier par les utilisateurs

• Construire un accord entre les différentes parties concernées.
• Objectif de la validation : construire le consensus.
• Importance de la procédure de validation.
• Le statut des réunions de validation du dossier d’analyse des besoins.
• Le planning des séances de présentation.
• L’art de dégager le consensus.
• L’importance de la prise en compte des réactions des participants.
• Identification des sources des conflits et des désaccords.
• Le traitement des observations et des demandes.
• Faut-il aller plus loin ?
  
  

L'évaluation de l'effort d'établissement du dossier

• Limiter les études amonts au strict nécessaire.
• Évaluer la charge de travail.
• Exemples pratiques.
• Prendre en compte le temps de réflexion.
• Proportionner la charge de travail aux enjeux.
• Cas où il est nécessaire de passer plus de temps.
  
  

La prise de décision

• Le processus de prise de décision.
• Le rôle du comité d’investissement.
• La composition de ce comité.
• La sélection des projets.
• Les décisions prises : sur quelles bases et quels critères.
• Comment améliorer les chances de succès des dossiers présentés ?
• Quid s’il n’y pas de comité d’investissement ?
• La suite des opérations.
  

Synthèse