GED, Gestion Électronique
de Documents

En deux journées denses, ce séminaire examine l'évolution des techniques mises en œuvre dans les systèmes de GED et propose un panorama de l'offre par domaine d'application.

• Les principaux composants informatiques de la GED : solutions de numérisation, logiciels de workflow et de recherche documentaire, positionnement des solutions Intranet/Internet comme support de diffusion, options possibles en matière de codage des documents, évolution des techniques de lecture automatique et de reconnaissance de formes, choix des supports de stockage, conséquences de l’intégration avec l’archivage électronique en application des normes NF Z 42013 (2009) et ISO 15489-1.
• Gestion de dossiers et archivage électronique : l'offre des éditeurs par famille de produits, le choix des intégrateurs majeurs, la stratégie des acteurs clés du marché.
• Gestion de la documentation générale et technique : comment choisir entre les différentes approches possibles (bureautique, XML) et entre les offres spécialisées, les pièges à éviter.

Les différents domaines d'application sont illustrés par des exemples et des cas réels présentant les objectifs, les critères, les choix techniques effectués, ainsi que les résultats obtenus.

Évolution des domaines de la GED

• Évolution des domaines d’application de la GED
• Gestion de documents et de dossiers : traitement des flux, gestion des stocks, dossiers virtuels.
• Archivage électronique : relations entre la gestion des documents vivants et le record management.
• Gestion de la documentation générale et technique : points communs et différences avec la gestion de contenu, relations avec la gestion des données techniques.
• Publication et diffusion électronique des documents : interface ou intégration entre la gestion de documents et l’environnement portail.
• Position des applications de gestion des connaissances (Knowledge Management).
• Évolution des domaines techniques
• Gestion d’images : spécificités et contraintes.
• COLD : positionnement dans un projet de GED, spécificités critiques.
• Workflow : les différents cas, application centrale ou périphérique de la GED.
• Moteurs de recherche : finalités, approches possibles en fonction des contenus gérés.
• XML : concepts de base, domaines d’application, limites.
• Tendances majeures
• Effets d’entraînement des actions gouvernementales.
• Impact de la bureautique XML. Développement des solutions de gestion de contenu Open Source.
• Impact des solutions Intranet.
• Le Web sémantique : de la valeur du contenu à la valeur d’accès. Web 2.0 : quels impacts ?
  

Les composants d'un système de GED

• Architecture et environnement techniques des solutions de GED
• Architecture fonctionnelle et technique des solutions de GED.
• Solutions possibles pour l’intégration avec les applications métier existantes.
• Choix des supports de stockage
• Les supports de stockage utilisables en GED : disques RAID, disques magnétiques à effet Worm.
• Le point sur les supports optiques : CD et DVD, perspectives à moyen terme.
• Critères de choix des supports en fonction du périmètre fonctionnel.
• Infrastructure de stockage : SAN, NAS, CAS, Cloud. Critères de choix.
  
• Portabilité des documents
• Quel codage choisir pour garantir la pérennité des documents ?
• Positionnements respectifs de HTML et d'Acrobat PDF, apports et contraintes du format PDF/A, place de XML.
• Évolution des standards de compression de données.
• Recherche documentaire
• Les besoins et les approches possibles : indexation et recherche sur les métadonnées et/ou sur les contenus textuels, cas de documents multimédia.
• Les moteurs d’indexation textuels dominants : IDOL et K2 (Autonomy/Verity), FAST (Microsoft/Convera), OmniFind (IBM).
  
• Les moteurs des bases documentaires.
• L’indexation des contenus structurés.
• LAD
• Le point en matière de lecture automatique et de reconnaissance de formes.
• Les solutions dominantes.
• Exemples d’applications réelles.
• Workflow
• Les différents types de workflow.
• Positionnement par rapport aux solutions groupware.
• Panorama de l’offre workflow des majors et des indépendants.
• Normalisation des systèmes de GED
• Portée et signification de la normalisation et de la certification des solutions de GED.
• Intégration avec l’archivage électronique : préconisations de la norme NF Z 42-013 version 2009.
• Autres normes en projet dans ce domaine.
  

Panorama de l’offre GED

• Physionomie du marché français
• Critères de classement des offres.
• Éditeurs majeurs à l'échelle internationale : IBM - Filenet, Open Text, EMC CM&A, Banctec, Global 360, Microsoft, Xerox Docushare, etc. Impact des derniers rapprochements sur les gammes de solutions.
  
• Solutions françaises à l’échelle de l’entreprise ou d’un département : Ever Team, Tessi (Docubase), Sesin, Dip Systèmes, etc.
• Approche centrée sur XML
• Domaines spécialisés justifiant XML.
• Gestion de contenu documentaire (DCM) et gestion de contenu Web (WCM).
• L’offre de chaînes complètes et de composants spécialisés : PTC-ArborText, Tridion. Ever Team, Software AG, XyEntreprise.
• Positionnement d’acteurs particuliers : Adobe, Microsoft.
• Positionnement de quelques intégrateurs majeurs
• Périmètre d’intervention des intégrateurs dans les projets de GED.
• L’offre Open Source
• Atouts et contraintes des solutions Open Source : les vraies économies et les limites.
• Quelques solutions dominantes dans la gestion de contenu : Alfresco, Nuxeo, Jalios CMS, Joumla, EZ Publish, etc.
  

Concevoir un projet de GED : repères pour l’étude préalable

• Analyser le contexte
• Comment identifier les décideurs et analyser leurs objectifs.
• Identifier les enjeux stratégiques, tactiques et opérationnels.
• Détecter et quantifier les facteurs déterminants : flux et volumes, taux de consultation, durée de rétention, fréquence de mise à jour, nombre et répartition géographique des utilisateurs. Évolution de ces facteurs. Choisir entre GED et ECM.
  
• Interface avec le système d’information de l’entreprise.
• Points de repère économiques
• Les investissements à prévoir dans quelques cas types.
• Les charges de fonctionnement.
• Les gains possibles : gains quantitatifs et gains qualitatifs, comment évaluer le ROI dans les principaux cas de figure. Les domaines les plus “payants”.
  

Mettre en œuvre une solution de GED

• Choisir un prestataire
• Éditeur ou intégrateur : critères déterminants pour le choix.
• Reprise des données : une contrainte majeure dans de nombreux cas.
• Conduire un projet
• Méthode de développement : prototypage ou spécifications détaillées ?
• Configuration de l’interface : les nouvelles approches.
• Accompagnement du changement : préparer les utilisateurs à la dématérialisation, évaluer l’impact de la mise en œuvre d’un projet de workflow.
• Exemples de cahiers des charges et de plannings réalistes
• Quelques pièges à éviter