L’Archivage Électronique en 2010

En deux journées denses, ce séminaire dresse un état de l'art technique et organisationnel complet du domaine de l'archivage.

• La mise en place de solutions d’archivage électronique intégrées dans le système d’information : les contraintes, les différentes approches. L’impact des évolutions du contexte législatif et réglementaire.
• Évaluation des choix techniques pour la conception et l’exploitation d’une solution d’archivage électronique : logiciel de gestion, support de stockage, format de codage.
• Le recours à un tiers archiveur : contenu des prestations possibles, engagements réciproques, points clés d’un contrat d’archivage.
• Impacts organisationnels et économiques : contraintes d’exploitation d’une solution interne, référentiels métier, facteurs de coûts, critères de choix d’une solution externalisée.

Un panorama exhaustif et pragmatique
Les différentes solutions possibles sont illustrées par des cas réels détaillant les objectifs, les critères, les choix techniques effectués ainsi que les résultats obtenus. Les aspects techniques sont mis en perspective avec les contraintes organisationnelles, en indiquant les acteurs clés d’un projet d’archivage. Les obligations résultant du contexte législatif et réglementaire sont présentées de façon pragmatique afin de faciliter la démarche d’étude préalable.

Les services attendus d’une solution d’archivage électronique

• Les contraintes de l’obligation d’archiver
• Les concepts clés de l’archivage électronique : cycle de vie des documents, documents à valeur probatoire.
• Les enjeux et les risques du projet d’archivage : impact des évolutions du contexte législatif, les conséquences immédiates, les conséquences à plus long terme.
• Comment prioriser les objectifs du projet : quel compromis entre gains de place, sécurité des documents et des informations, traçabilité, intégration du processus d’archivage dans le système d’information ?
• Le contexte technique : sources des données, architecture technique, chaînes de production, solution d’archivage et de back-up, organisation de la sécurité informatique.
  
• Le contexte législatif et réglementaire
• Loi du 13 mars 2000 : la vraie portée des changements du Code civil et des textes annexes. Régimes et conventions de preuve.
• Positionnement des différents cas possibles : traitement du courrier, problèmes spécifiques liés aux factures clients et fournisseurs, conditions particulières aux autres familles de documents.
• La signature électronique : décret du 1er juillet 2003. Incidence sur la dématérialisation des factures, modalités de mise en œuvre. Les différents niveaux de signature. Solutions et contraintes techniques.
• La norme Afnor Z 42-013 : objet, portée et limites de la norme. Le contenu de la norme, plan du document, les options possibles, démarche de mise en œuvre. Apports de la version 2009.
• Le MoReq 2 : contenu, points communs et divergences avec la norme Afnor. Comment utiliser les deux normes ?
  
• Positionnement relatif de l’archivage électronique, de la GED et de la sauvegarde
• Configuration de GED à prendre en compte : périmètre de la solution, intégration avec le système d’information, identification des processus produisant des contenus à archiver.
• Archivage électronique intégré ou séparé ou externalisé : situations typiques, contraintes techniques et critères de choix. Pièges à éviter.
• Positionnement du Records Management : solution de GED, d’archivage ou de sauvegarde. Ce que dit la norme ISO 15489.
  
• Nature des documents et des informations
• Typologie documentaire et flux à traiter, durée de rétention, volumétrie, critères de sélection, choisir les sources et les formats les plus fiables.
• Cas des documents créés électroniquement et des documents reçus sous une autre forme, situations les plus fréquentes. Techniques de transformation des documents.
• L’archivage de la messagerie électronique.
  
• Fonctions d’une solution d’archivage électronique
• Réception et enregistrement des archives : contraintes du traitement des flux d’entrée, solutions techniques pour assurer la traçabilité.
• Gérer les archives : déterminer et appliquer des durées de conservation, contrôler les consultations, gérer les éliminations. Garantir la valeur probante des documents. Examen des cas fréquents, les contraintes.
• Administrer le système d’archivage : contrôler et auditer l’exploitation, gérer les supports d’archivage et contrôler leur durée de vie, assurer les migrations.
  

Mettre en place une solution d’archivage électronique

• Concevoir une solution
• Comment traduire les objectifs du projet d’archivage en spécifications techniques ?
• Analyser les circuits et les traitements actuels, positionnement des points d’entrée dans les archives.
• Comment définir les règles de gestion : partir des pratiques du métier, s’appuyer sur l’expertise des spécialistes de l’entreprise.
• Mettre en place une solution d’archivage certifiée : réalités du concept de certification, les différentes démarches possibles. Choisir parmi les niveaux d’exigence de la norme Afnor Z 42-013 révisée : impacts sur l’organisation et sur l’architecture technique. Portée et limites des labels qualité des logiciels d'archivage.
  
• Choisir les composants techniques d’une solution
• Solution d’archivage : moteur d’indexation et de recherche, métadonnées d’identification et de classement, gestion des droits d’accès. Comment assurer la sécurité et la pérennité des données archivées ?
• Comment horodater les données archivées ? Faut-il crypter les données et comment ?
• Architecture technique : les solutions possibles. Caractéristiques des composants clés : serveurs, composants réseaux, gestion des transferts avec les prestataires externes.
• Choix des supports d’archivage : sélectionner les supports de conservation et de consultation, formats de codage utilisables. Durée de vie des supports optiques. Comment gérer l’obsolescence des supports et l’évolution des techniques de stockage ? Position des solutions de stockage magnétique : EMC Centera CAS, HP SIAP, IBM Storage Archive Manager, NetApp Snaplock, Hitachi content Archive Platform.
  
• Choisir une solution d’archivage électronique
• Panorama des solutions GED présentant des fonctions d’archivage ou de Records Management. Limites actuelles.
• Comment archiver le contenu des sites portail : solution de gestion de contenu et archivage électronique, quelques exemples de solutions. Position des solutions open source : cas les plus répandus.
• Mettre en place une solution d’archivage certifiée : réalités du concept de certification, les différentes démarches possibles. Comment interpréter les discours commerciaux, les pièges à éviter.
• Les solutions spécifiques pour l’archivage de la messagerie électronique : Symantec, OpenText, EMC, etc.
  
• Choisir un tiers archiveur
• Architecture d’une solution d’archivage externalisé : les sources de données exploitables, les contraintes des transferts entre le site de production et le site d’archivage, limites des solutions actuelles.
• Prestations offertes : points clés d’un contrat d’archivage, obligations réciproques et contraintes.
• Quelques intervenants sur le marché français. CDC Arkhinéo, Doc@post, Everial, Iron Mountain, Pitney Bowes Asterion, Locarchives, etc.
  
• La certification des solutions d’archivage externalisé : méthode CobiT TA, examen du processus, les solutions certifiées actuelles.
  
• Les trois approches concurrentes pour la certification des solutions d’archivage internes.
  
• Quelques exemples de solutions d’archivage dans les secteurs publics et privés

Management d’une solution d’archivage

• Analyser les besoins et définir les objectifs de l’organisation
• Méthode d’audit : grille d’analyse, cartographie documentaire, panorama des situations, les cas les plus simples et les plus complexes.
• Rôles clés : acteurs spécialisés incontournables, intervenants externes (archiveurs, auditeurs, certificateurs).
• Définir des indicateurs de performances : pénétration de l’archivage, volumétrie traitée, taux de consultation. Audit de contrôle. Suivi de la gestion des supports.
  
• La charte d’archivage
• Rôle et position de la charte : qui conserve quoi, combien de temps et sur quels supports ?
• Préparer la charte : démarche à suivre, acteurs concernés. Faut-il faire une charte uniquement pour l’archivage électronique ?
• Appliquer la charte : automatisation des procédures d’archivage, assurer la traçabilité des opérations, associer les utilisateurs, faire évoluer la charte.
  
• Contraintes d’exploitation
• Gérer un système d’archivage au quotidien : les opérations d’exploitation, la gestion des supports, l’enregistrement des opérations. Mettre en place un tableau de bord.
• Contrôler le fonctionnement : les audits, la vérification des supports.
  
• Mise en œuvre
• Faire un plan d’ensemble : découpage tenant compte des familles de flux et des applications de production existantes, applicable par étape, pièges à éviter.
• Les facteurs de coûts : opérations d’exploitation, acquisition des supports, autres charges dans le cas d’une externalisation.
  

Conduire un projet d’archivage

• Comment identifier les décideurs ?
• Domaines et fonctions concernés par l’archivage : identifier les acteurs et analyser leurs objectifs. Prendre en compte les évolutions d’autres fonctions, par exemple les projets de modernisation de la relation avec les clients via le site Internet de l’entreprise.
  
• Comment détecter et quantifier les facteurs déterminants ?
• Rassembler les éléments permettant de bâtir un argumentaire : volumes à stocker, flux d’entrée, taux de consultation, nombre et répartition géographique des utilisateurs. Évolution de ces facteurs.
• Identifier les cas les plus simples qui peuvent servir de pilote.
  
• Le cahier des charges
• Différentes approches possibles, avantages et inconvénients respectifs. Tenir compte de la dimension organisationnelle.
• Les points sensibles : fonctions essentielles pour l’intégration de la solution dans le système d’information et pour assurer les services attendus.
• Quelques exemples types de cahiers des charges.
  
• Points de repère économiques
• Les investissements à prévoir dans quelques cas types : intégration de l’archivage en aval d’une GED existante, archivage des courriers papier et des courriers électroniques, mise en place d’une solution d’archivage externalisé, cas particulier des flux éditiques déjà externalisés.
• Comment évaluer le temps de retour sur investissement : vraies et fausses économies, comment prendre en compte les bénéfices de dématérialisation dans la globalité ?