Dématérialisation :
l’état de l’art

• Comment préparer la mutation des habitudes, quelle conduite du changement ?
• Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de dématérialisation ?
• Quelles sont les démarches méthodologiques et étapes du processus ?
  
• Comment structurer les formats et schémas des données ?
  
• Comment gérer l’archivage à valeur probante ?
  
• Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations ?
• Comment déployer les ressources et les outils nécessaires ?
• Quels sont les principaux pièges et comment les contourner ?
• Quels sont les impacts dans les relations B to B ?
  

La mutation organisationnelle

• Définitions et rappels
• Les métiers, applications et fonctionnalités concernés.
• Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
  
• Les objectifs de la dématérialisation active ou statique.
  
• Le schéma directeur de la dématérialisation active.
  
• Les champs d'application de la dématérialisation.
• Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la dématérialisation.
• L’impact organisationnel de la dématérialisation
• Synchronisation et pilotage du changement.
• Accompagnement des changements et acquisition des compétences.
• Analyse des processus, mise en place de “métamodèle”.
  
• Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
  
• Comment chiffrer les résultats attendus en matière de fluidité, de délais et de coûts.
  
  

Les fondements juridiques

• L’environnement juridique
• La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil.
  
• La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
  
• La gestion de contrats et factures électroniques.
  
• Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR ZA2-013.
  
• La dématérialisation fiscale, les éléments incontournables.
• La gestion du mandat électronique et la mutation des moyens de paiement : le projet SEPA (Single Euro Payment Area).
  
• Les évolutions réglementaires
• La dématérialisation des factures.
• La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
  
• La signature électronique au service des processus métier.
  
• Les évolutions de classes de certificat.
• L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
  
• Les règles de la TVA, l’article 56 du Code des marchés publics.
  
• Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
• Mise en place d’un SLA (Service Level Agreements).
  

La démarche méthodologique

• Les étapes pour passer à l’immatériel
• Numérisation active ou statique.
• Organisation de l’information.
  
• Reconnaissance automatique des documents.
• Reconnaissance intelligente des documents.
• Déploiement des flux.
• Stockage et gestion des sécurités.
• L'organisation de la recherche d’information
• La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
• Le positionnement de métadonnées.
• Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
• Classement des sources.
• La démarche du Web sémantique au service de l’entreprise.
• Le choix des formats et concepts
• Les règles de la gestion du contenu.
• Format et langages de structuration : ODF, OOXML, RDF, RSS, PDF-A1, Eb-XML.
  
• ILM : Information Lifecycle Management.
• RM : Record Management, la norme ISO 15489.
  
• L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.

Les contraintes de sécurité

• L'archivage des données
• Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
• Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques.
  
• Les standards de l’archivage : SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2.
• Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
• Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.
  
• L’authentification de l’émetteur
• La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
• Les certificats : niveau 1-2-3 et 3+.
  
• La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
• La gestion des profils et le SSO.
• L’intégrité du document
• La cryptographie : les protocoles SSL et SET.
• Les algorithmes asymétriques et symétriques.
• Les clés privées et clés publiques.
• Les normes et protocoles de sécurité.

Les applications et les outils de la dématérialisation

• Les prestataires de services
• Collecte et/ou diffusion d’avis d’appel d’offres.
• Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres.
• Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
• Messagerie sécurisée, horodatage.
• Signature électronique, échange confidentiel et chiffrement.
• Solutions de dématérialisation des factures.
• Terminaux de paiement.
• Le panorama des solutions
• Reconnaissance automatique des documents.
• Archivage des documents.
• Moteurs de recherche.
• Portail documentaire.
• Gestion de contenu.
• Base de données.
• Solutions de diffusion.
• Les applications et outils opérationnels
• Les outils pour passer à l’immatériel.
• La GED, outils de workflow, CMS (Content Management System).
  
• OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), LAD (Lecture Automatique de Documents), RAD (Reconnaissance Automatique de Documents).
• Les échanges B to B, EDI – Web EDI.
• Les processus  logiciel ou service, ASP.
• Les solutions BPM collaboratives et documentaires.
• Quelques prestataires de services : EMC, Deskom, Nuxeo, Agysoft, Edisys, Klekoon, Itesoft, Edisys, etc.
  
  

Des exemples opérationnels

• La dématérialisation des courriers
• Analyse des circuits d’information interne.
• Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois et workflow, archivage et sécurisation.
• Le positionnement du vote électronique.
  
• Le bulletin de paie dématérialisé
  
• La loi du 12 mai 2009.
  
• Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
  
• Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.
  
• La dématérialisation de la facture : approche B to B
  
• Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
• Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
• Le contrôle de l'administration des procédés de transmission par voie électronique.
• Auto-facturation (émission de la facture par le client).
• Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l'établissement des factures).
• Comment calculer le ROI de la dématérialisation des factures.
• La dématérialisation des offres publiques
• Mise en ligne des documents de consultation des entreprises (DCE) : règlement de la consultation, lettre de consultation, cahier des charges, renseignements complémentaires.
• Téléchargement des documents.
• Mise en place de l’acte de candidature et de l’offre.
• Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)
  
• La gestion des actes notariés.
  
• Le rôle du Minutier Central Électronique du Notariat.
  
• La gestion par le système Téléactes.
  
• Le positionnement de la clé “réel” sur clé USB.