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Concepts clés |
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Définitions et fondamentaux
- Objectifs. Enjeux.
- Transformation numérique des entreprises et de l’administration : définition, enjeux, impacts.
- Positionnement de la GED dans l’organisation de l’entreprise et des métiers.
- Définitions de la gestion documentaire : informations structurées, semi-structurées, non structurées, dossier, document.
- Cartographie documentaire : documents papier, bureautiques, audio-visuels, photographies, plans, flux EDI, courriels, flux vocaux, contenu Web.
- Cycle de vie des documents.
Impacts des technologiques innovantes sur l’évolution des solutions de GED
- Cloud computing.
- Intelligence Artificielle (IA).
- RPA (Robotic Process Automation).
- Big Data et Open Data.
- Blockchain.
Différents types de GED
- GED verticales et GED transverses : caractéristiques et points de différenciation.
- GED bureautique. GED technique. GED Qualité. GED courrier. Etc.
- Plateformes de services.
Leviers de productivité
- Gains/ROI qualitatifs : optimisation de la recherche, qualité de la saisie, traçabilité, sécurité des documents, structuration des processus métiers.
- Gains/ROI quantitatifs : diminution des coûts et des temps de traitement, augmentation de la productivité, diminution des coûts de stockage.
- Indicateurs de mesures des gains qualitatifs et quantitatifs.
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Cadre réglementaire et normatif |
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Cadre juridique
- Définition d’un original numérique, une copie fidèle et durable, une copie numérique.
- Régime de la preuve : valeur probante, valeur probatoire.
- Impacts de la réglementation sur les processus de traitement documentaire.
RGPD-CNIL
- RGPD (Gestion des données personnelles) : impact sur la gestion des documents contenant des données personnelles.
- Loi Informatique et libertés 3 n°2018-493 du 20/06/2018.
Normes
- ISO-9001 Version 2015 : focus sur le management de l’information.
- ISO-27001 (version 2013) : management de la sécurité de l’information.
- ILM (Information Lifecycle Management) et Records management (ISO-15-489).
- Copie fiable : NF 42026.
- Archivage électronique : OAIS, MOREQ, NF-Z42-013/ISO-14-641-1, NF-461.
- Normes techniques (supports, formats, standards d’échanges de donnée) : ISO-19005 PDF/A, OOXML, SEDA, EDI, PES, SEPA.
- Référentiel général d’interopérabilité.
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Conduire un projet de GED |
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Définition du socle de GED
- Cartographie des documents et des flux (entrants, sortants) : analyse des processus métiers, typologies documentaires, flux, volumétries, cycles de vie, priorisation des flux.
- Matrice de gestion des risques (valeur juridique, stratégique, économique, patrimoniale).
- Schéma directeur : définition de l’offre de service (quelle GED pour quels besoins), périmètre fonctionnel, filière métier pilote, plan de déploiement.
- Stratégies d’externalisation et d’internalisation.
Construction du socle de GED
- Architecture système : « off Cloud » ou « Cloud ».
- Environnement technique : spécifications techniques (postes de travail, serveurs, BDD, messageries, navigateurs, réseau…), environnement applicatif.
- Réversibilité.
- Politique de sécurité.
- Interopérabilité et urbanisation du SI : interfaçage avec les applications bureautiques, applications de messagerie, applications métiers et ERP de gestion, annuaires d’entreprise.
- Spécifications techniques et fonctionnelles générales et détaillées. Cahier des charges.
- Définition des critères de choix (typologie, valeur des indicateurs).
- Tests et recettes.
- Maintenance.
- Reprise des données existantes : évaluation du besoin, méthodes, principes de mise en œuvre, indicateurs, évaluation des coûts.
Enrichissement du socle GED
- Audit du système : opportunités et contraintes (utilisateurs, organisation, juridique, technique), méthodes, critères (indicateurs, valeurs, matrice).
- Evolutivité du socle.
Gouvernance du projet GED
- Instances de pilotage : sponsors, acteurs, chefs de projet, pilotes.
- Rôles : filières métiers, filière juridique, filière Archives, DSI. Articulation AMOA-AMOE. Intégrateurs et consultants.
- Outils de suivi de projet : tableaux de bord, RIDA, planning rétroactif, espace collaboratif.
- Méthodologies projet : AGILE, PDCA.
- Indicateurs : flux/volumes, taux de consultation, durée de rétention, fréquence de mise à jour, nombre et répartition géographique des utilisateurs, facteurs d’évolution.
- Evaluation économique : charges d’investissement et de fonctionnement.
Conduite du changement
- Etapes : communiquer, former, accompagner.
- Outils : guides, tutoriels, MOOC, workshops, plan de formation, supports de communication.
- Mesure des impacts utilisateurs (indicateurs).
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Concevoir une solution de GED |
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Module d’acquisition
- Qu’est-ce que la numérisation ? Types de numérisation : enjeux, démarches, modes opératoires, PDF image, PDF texte.
- LAD. RAD. OCR. ICR.
- Peut-on mettre en œuvre un projet de numérisation sans GED ?
- Traitement des flux EDI : définition, méthode, contraintes, pré-requis. Module de gestion.
- Classement et indexation (les techniques et méthodes de plan de classement).
- Gestion des métadonnées et notices descriptives (comment définir et gérer les métadonnées).
- Gestion des référentiels internes et externes.
- Workflow documentaire. Workflow métier.
- Gestion des versions.
- Gestion de la traçabilité et de la sécurité.
- Gestion de la confidentialité.
- Gestion des droits d’accès.
- Statistiques. Journaux de bord.
- Ergonomie des interfaces de gestion.
Module de recherche
- Fonctions standards et avancées (indexation et recherche sur les métadonnées et/ou sur les contenus textuels, recherche fédérée, recherche croisée, recherche à facettes, recherche sémantique).
- Intégration des moteurs de recherche dans les solutions de GED.
- Recherche multicanale.
- Interfaces de recherche.
Module de consultation et diffusion
- Interfaces de consultation.
- Types de diffusion.
- Portail documentaire.
- Intégration/interopérabilité avec les SI métiers.
- Mobilité et nomadisme : mode connecté et déconnecté.
Module de stockage
- Quel stockage pour quel usage ?
- Types de supports : critères de choix des supports en fonction du périmètre fonctionnel, des volumes, de la performance attendue, etc.
- Sauvegarde sécurisée : caractéristiques, matériels, usage ?
- Infrastructures de stockage : gestion internalisée ou externalisée, plateformes de stockage.
- Cloud Computing : définition, enjeux, réglementation, gestion des métadonnées et des documents.
Signature électronique
- Certification électronique : principes d’authentification, gestion des profils, PSCE (prestataires de services de certification électronique), autorités de certification, autorités d’enregistrement, opérateurs de certification, authentification via un site Web, boucle SMS.
- Quel type de certificat pour quel type de document ?
- Tampon numérique : principes, avantages, valeur certifiante.
- Horodatage et scellement numérique.
- Types de signatures : simple, avancée, en face à face, en ligne, à la volée, permanente et réutilisable, plateforme de confiance.
- Signature numérique d’un document PDF.
- Niveau d’intégration avec la solution de GED.
- Critères pour bien choisir son opérateur de signature : type de facturation (à la consommation, au volume), gestion de projet, gestion de l’archivage, réversibilité, niveau d’engagement (SLA).
Gestion collaborative
- Définition, concepts, fonctionnalités.
- Mode synchrone et asynchrone.
- Partage et enrichissement des informations.
- Usages liés à la notion de groupe de travail.
- Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE.
Archivage électronique
- Peut-on gérer l’archivage électronique sans GED ?
- Exigences de pérennité : formats (PDF/A, SEDA, XML), journalisation, documentation, audit.
- Supports de conservation : disques Worm, supports magnétiques et optiques, microformes.
- Exigences de traçabilité et de sécurité.
- Types d’infrastructures (gestion internalisée et externalisée, plateforme de service).
- Coffres forts électroniques : principes, fonctionnalités, démarche de mise en œuvre.
- Logiciels de gestion des archives : fonctionnalités.
- Positionnement des tiers archiveurs.
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Panorama de l’offre GED |
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- Orientations du marché : tendances du marché français et du marché international.
- Magic Quadrant (Gartner)/Forrester (indicateurs, cahier des charges, grille d’analyse, positionnement).
- Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision.
- Nomenclature des solutions de GED du marché : analyse des types de solutions par segment de marché.
- Grille d’analyse des solutions de GED du marché : analyse de 20 solutions de GED parmi lesquelles : EMC, IBM, Opentext, Microsoft, Everteam, Lexmark, Oracle, Hyland, Xerox, M-Files, Therefore, solutions Adullact, Archimed, Docuware, Digitech…
- Offre Open Source : atouts et contraintes, vraies économies et limites. Grille d’analyse des solutions du marché (Alfresco, Nuxeo, Contineo, Freedom, ExoDMS, Jahia, Knowledge Tree, LogicalDoc, Maarch, Quotero, SilverPeas).
- Offre des intégrateurs : avantages et inconvénients. Principaux acteurs du marché.
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