La GED en 2021

Dans un contexte où la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de GED continuent à évoluer. Ce séminaire dresse un état de l’art complet, pragmatique et structuré de la GED, à l’appui de nombreux exemples de projets réalisés. Il présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, examine les caractéristiques et la maturité des solutions du marché, propose des modèles d’organisation et des démarches pour réussir la mise en œuvre d’un projet de GED.

• Quels enjeux de la GED et de la dématérialisation ?
• Quelle GED pour quels besoins ?
• Quelle stratégie d’urbanisation et d’interopérabilité ?
• Quelle stratégie de stockage de documents et de données ?
• Comment évaluer les impacts organisationnels, fonctionnels et techniques.
• Comment calculer les coûts et évaluer le ROI d’un projet de GED.
• Comment mesurer le niveau de performance et la qualité du système de GED.
• Quel plan d’action pour un système de GED pérenne, évolutif et performant ?
• Comment piloter un projet de GED et le changement.
• Quelles sont les familles de solutions du marché ?
• Comment choisir sa solution.

Concepts clés

Définitions et fondamentaux

• Objectifs. Enjeux.
• Transformation numérique des entreprises et de l’administration : définition, enjeux, impacts.
• Positionnement de la GED dans l’organisation de l’entreprise et des métiers.
• Définitions de la gestion documentaire : informations structurées, semi-structurées, non structurées, dossier, document.
• Cartographie documentaire : documents papier, bureautiques, audio-visuels, photographies, plans, flux EDI, courriels, flux vocaux, contenu Web.
• Cycle de vie des documents.

Impacts des technologiques innovantes sur l’évolution des solutions de GED

• Cloud computing.
• Intelligence Artificielle (IA).
• RPA (Robotic Process Automation).
• Big Data et Open Data.
• Blockchain.

Différents types de GED

• GED verticales et GED transverses : caractéristiques et points de différenciation.
• GED bureautique. GED technique. GED Qualité. GED courrier. Etc.
• Plateformes de services.

Leviers de productivité

• Gains/ROI qualitatifs : optimisation de la recherche, qualité de la saisie, traçabilité, sécurité des documents, structuration des processus métiers.
• Gains/ROI quantitatifs : diminution des coûts et des temps de traitement, augmentation de la productivité, diminution des coûts de stockage.
• Indicateurs de mesures des gains qualitatifs et quantitatifs.

Cadre réglementaire et normatif

Cadre juridique

• Définition d’un original numérique, une copie fidèle et durable, une copie numérique.
• Régime de la preuve : valeur probante, valeur probatoire.
• Impacts de la réglementation sur les processus de traitement documentaire.

RGPD-CNIL

• RGPD (Gestion des données personnelles) : impact sur la gestion des documents contenant des données personnelles.
• Loi Informatique et libertés 3 n°2018-493 du 20/06/2018.

Normes

• ISO-9001 Version 2015 : focus sur le management de l’information.
• ISO-27001 (version 2013) : management de la sécurité de l’information.
• ILM (Information Lifecycle Management) et Records management (ISO-15-489).
• Copie fiable : NF 42026.
• Archivage électronique : OAIS, MOREQ, NF-Z42-013/ISO-14-641-1, NF-461.
• Normes techniques (supports, formats, standards d’échanges de donnée) : ISO-19005 PDF/A, OOXML, SEDA, EDI, PES, SEPA.
• Référentiel général d’interopérabilité.

Conduire un projet de GED

Définition du socle de GED

• Cartographie des documents et des flux (entrants, sortants) : analyse des processus métiers, typologies documentaires, flux, volumétries, cycles de vie, priorisation des flux.
• Matrice de gestion des risques (valeur juridique, stratégique, économique, patrimoniale).
• Schéma directeur : définition de l’offre de service (quelle GED pour quels besoins), périmètre fonctionnel, filière métier pilote, plan de déploiement.
• Stratégies d’externalisation et d’internalisation.

Construction du socle de GED

• Architecture système : «  off Cloud  » ou «  Cloud  ».
• Environnement technique : spécifications techniques (postes de travail, serveurs, BDD, messageries, navigateurs, réseau…), environnement applicatif.
• Réversibilité.
• Politique de sécurité.
• Interopérabilité et urbanisation du SI : interfaçage avec les applications bureautiques, applications de messagerie, applications métiers et ERP de gestion, annuaires d’entreprise.
• Spécifications techniques et fonctionnelles générales et détaillées. Cahier des charges.
• Définition des critères de choix (typologie, valeur des indicateurs).
• Tests et recettes.
• Maintenance.
• Reprise des données existantes : évaluation du besoin, méthodes, principes de mise en œuvre, indicateurs, évaluation des coûts.

Enrichissement du socle GED

• Audit du système : opportunités et contraintes (utilisateurs, organisation, juridique, technique), méthodes, critères (indicateurs, valeurs, matrice).
• Evolutivité du socle.

Gouvernance du projet GED

• Instances de pilotage : sponsors, acteurs, chefs de projet, pilotes.
• Rôles : filières métiers, filière juridique, filière Archives, DSI. Articulation AMOA-AMOE. Intégrateurs et consultants.
• Outils de suivi de projet : tableaux de bord, RIDA, planning rétroactif, espace collaboratif.
• Méthodologies projet : AGILE, PDCA.
• Indicateurs : flux/volumes, taux de consultation, durée de rétention, fréquence de mise à jour, nombre et répartition géographique des utilisateurs, facteurs d’évolution.
• Evaluation économique : charges d’investissement et de fonctionnement.

Conduite du changement

• Etapes : communiquer, former, accompagner.
• Outils : guides, tutoriels, MOOC, workshops, plan de formation, supports de communication.
• Mesure des impacts utilisateurs (indicateurs).

Concevoir une solution de GED

Module d’acquisition

• Qu’est-ce que la numérisation ? Types de numérisation : enjeux, démarches, modes opératoires, PDF image, PDF texte.
• LAD. RAD. OCR. ICR.
• Peut-on mettre en œuvre un projet de numérisation sans GED ?
• Traitement des flux EDI : définition, méthode, contraintes, pré-requis. Module de gestion.
• Classement et indexation (les techniques et méthodes de plan de classement).
• Gestion des métadonnées et notices descriptives (comment définir et gérer les métadonnées).
• Gestion des référentiels internes et externes.
• Workflow documentaire. Workflow métier.
• Gestion des versions.
• Gestion de la traçabilité et de la sécurité.
• Gestion de la confidentialité.
• Gestion des droits d’accès.
• Statistiques. Journaux de bord.
• Ergonomie des interfaces de gestion.

Module de recherche

• Fonctions standards et avancées (indexation et recherche sur les métadonnées et/ou sur les contenus textuels, recherche fédérée, recherche croisée, recherche à facettes, recherche sémantique).
• Intégration des moteurs de recherche dans les solutions de GED.
• Recherche multicanale.
• Interfaces de recherche.

Module de consultation et diffusion

• Interfaces de consultation.
• Types de diffusion.
• Portail documentaire.
• Intégration/interopérabilité avec les SI métiers.
• Mobilité et nomadisme : mode connecté et déconnecté.

Module de stockage

• Quel stockage pour quel usage ?
• Types de supports : critères de choix des supports en fonction du périmètre fonctionnel, des volumes, de la performance attendue, etc.
• Sauvegarde sécurisée : caractéristiques, matériels, usage ?
• Infrastructures de stockage : gestion internalisée ou externalisée, plateformes de stockage.
• Cloud Computing : définition, enjeux, réglementation, gestion des métadonnées et des documents.

Signature électronique

• Certification électronique : principes d’authentification, gestion des profils, PSCE (prestataires de services de certification électronique), autorités de certification, autorités d’enregistrement, opérateurs de certification, authentification via un site Web, boucle SMS.
• Quel type de certificat pour quel type de document ?
• Tampon numérique : principes, avantages, valeur certifiante.
• Horodatage et scellement numérique.
• Types de signatures : simple, avancée, en face à face, en ligne, à la volée, permanente et réutilisable, plateforme de confiance.
• Signature numérique d’un document PDF.
• Niveau d’intégration avec la solution de GED.
• Critères pour bien choisir son opérateur de signature : type de facturation (à la consommation, au volume), gestion de projet, gestion de l’archivage, réversibilité, niveau d’engagement (SLA).

Gestion collaborative

• Définition, concepts, fonctionnalités.
• Mode synchrone et asynchrone.
• Partage et enrichissement des informations.
• Usages liés à la notion de groupe de travail.
• Nouveaux usages participatifs : blog, chat, RSE.

Archivage électronique

• Peut-on gérer l’archivage électronique sans GED ?
• Exigences de pérennité : formats (PDF/A, SEDA, XML), journalisation, documentation, audit.
• Supports de conservation : disques Worm, supports magnétiques et optiques, microformes.
• Exigences de traçabilité et de sécurité.
• Types d’infrastructures (gestion internalisée et externalisée, plateforme de service).
• Coffres forts électroniques : principes, fonctionnalités, démarche de mise en œuvre.
• Logiciels de gestion des archives : fonctionnalités.
• Positionnement des tiers archiveurs.

Panorama de l’offre GED

• Orientations du marché : tendances du marché français et du marché international.
• Magic Quadrant (Gartner)/Forrester (indicateurs, cahier des charges, grille d’analyse, positionnement).
• Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision.
• Nomenclature des solutions de GED du marché : analyse des types de solutions par segment de marché.
• Grille d’analyse des solutions de GED du marché : analyse de 20 solutions de GED parmi lesquelles : EMC, IBM, Opentext, Microsoft, Everteam, Lexmark, Oracle, Hyland, Xerox, M-Files, Therefore, solutions Adullact, Archimed, Docuware, Digitech…
• Offre Open Source : atouts et contraintes, vraies économies et limites. Grille d’analyse des solutions du marché (Alfresco, Nuxeo, Contineo, Freedom, ExoDMS, Jahia, Knowledge Tree, LogicalDoc, Maarch, Quotero, SilverPeas).
• Offre des intégrateurs : avantages et inconvénients. Principaux acteurs du marché.