La Maîtrise d’Ouvrage

Basé sur des exemples et cas réels reflétant la diversité des situations des maîtrises d’ouvrage – types d’organisations et de systèmes, modalités de mise en œuvre, contexte organisationnel –, ce séminaire pragmatique et directement opérationnel dresse un état de l’art de la maîtrise d’ouvrage informatique aujourd’hui :

• Comment organiser une maîtrise d’ouvrage, quelle est sa place par rapport aux directions métier et à la DSI, les organisations type.
• Comment établir des rapports équilibrés avec la DSI et la maîtrise d’œuvre, le cas particuliers des projet Agile et SaaS.
• Comment prendre en charge la transformation numérique de l’entreprise et définir les nouveaux SI.
• Comment définir un cahier des charges, comment profiter des approches agiles, comment contractualiser avec le maître d’œuvre.
• Savoir utiliser les outils et méthodes du maître d’ouvrage : BPM, Urbanisation, modélisation UML, SLA, etc.
• Quelles sont les étapes et la conduite d’un projet, les indicateurs et le tableau de bord du maître d’ouvrage ?
• Quelles sont les pratiques clés : l’anticipation des risques, la communication, la maîtrise de la valeur du SI, la conduite du changement, la mobilisation des acteurs.

Organiser une maîtrise d’ouvrage

Place de la maîtrise d’ouvrage aujourd’hui

• Maître d’ouvrage et maître d’œuvre : la bonne répartition des rôles pour une coopération efficace.
• Les tâches, rôles et compétences des équipes de maîtrise d’ouvrage.
• La délégation de la maîtrise d’ouvrage. Maîtrise d’ouvrage stratégique, déléguée et opérationnelle : les rôles et objectifs spécifiques.
• Les places des maîtrises d’ouvrage dans l’organisation : panorama des situations.
• Maître d’ouvrage et direction de projet : profils, compétences, motivations.

Les instances de décisions des maîtrises d’ouvrage

• Comité de pilotage, comité de suivi, comités utilisateurs : rôles et frontières.
• Organiser les niveaux de décision entre les comités.
• La remontée d’alertes, la prise de décisions et l’homogénéité de l’information.

Les tâches délégables au sein d’une maîtrise d’ouvrage

• Comment déléguer la planification, la gestion, les vérifications et contrôles, les animations de réunions ?
• Quels rôles pour les assistants maîtrise d’ouvrage (AMOA), savoir les choisir : compétences fonctionnelles, techniques ou organisationnelles ?
• Quelle place pour la PMO ?
• La définition et le contrôle de la délégation.

Mettre en place des outils de communication efficaces

• Organiser un plan de communication et le mettre en œuvre, identifier l’ensemble des parties prenantes et le niveau d’information nécessaire pour chacun.
• Les outils de base : quels sont les éléments clés d’une présentation du SI ? Les lettres projet, l’emploi d’un Intranet, les autres médias d’information.
• Comment faire partager une vision commune, informer sur l’état d’avancement, avertir à temps, s’assurer de la bonne réception du message.

Travailler avec les directions métier

La modélisation des processus métier

• Assurer la collecte et l’établissement des règles métier. Les bases de la modélisation.
• Les normes de Business Process Modeling (BPMN), les outils proposés par le marché, studio et modélisation, simulation et génération de Workflows, Business Activity Monitoring (BAM).
• L’optimisation des processus métier, le préalable à l’automatisation.

Quelle organisation pour les utilisateurs ?

• Les « Key Users », quels représentants des utilisateurs, profils et disponibilités ?
• Comment obtenir l’adhésion des utilisateurs, les clés de la communication.
• Organiser l’animation d’un métier, les groupes de travail, règles et bonnes pratiques.

Savoir montrer la valeur ajoutée du projet

• Les mesures de la valeur : ROI, NPV, TCO ; calculs et limites, les bénéfices qualitatifs, leurs indicateurs.
• L’analyse de la valeur pour choisir les priorités et les scénarios, une démarche essentielle.
• L’analyse risques-bénéfices d’un système, les business cases, Val IT.

Maîtriser les bonnes pratiques actuelles de l’IT

L’Urbanisation des Systèmes d’Information, points critiques et précautions essentielles

• Les dimensions métier, fonctionnelles, applicatives et infrastructure d’un SI. Principes et règles de l’Urbanisation des SI. Place des Urbanistes au sein de la maîtrise d’ouvrage.
• La démarche d’Urbanisation : des processus métier vers l’architecture technique. La notion de trajectoire d’Urbanisation. Exemples et points critiques.
• Les outils de base : la cartographie de l’existant, le référentiel des métadonnées, le rôle des EAI.

Mettre en place et accompagner les changements technologiques de l’IT

• Connaître et prendre en compte les contraintes et opportunités des technologies et des nouvelles plateformes : Cloud, mobilité, Big Data, IA...
• Vers l’entreprise numérique, les principes de la transformation, l’impact sur les SI métier. Externalisation et cœur de métier.
• Savoir ouvrir le SI à ses partenaires : définition des services Web.
• Quels rôles pour la maîtrise d’ouvrage ? Comment définir les nouveaux SI, quelles sont les limites de ses actions ?

La définition des niveaux de service accompagnant le SI (ITIL)

• ITIL, une organisation claire et stable des services de la DSI, de leur définition, de leur mesure et la base de la facturation du coût réel du SI. SLA et OLA.
• La mise en production, l’exploitation et la disponibilité du SI : des exigences au niveau de services (SLA).
• Le support aux utilisateurs : la prise en charge par un centre d’appel, définir ses conditions, professionnaliser les acteurs N2 et N3.

Définir un cahier des charges

Le cahier des charges

• Normes, plans types, le niveau de formalisation souhaitable, la place et l’emploi d’UML.
• Comment valider un cahier des charges : les règles de traçabilité et faisabilité, les revues.

La gestion des exigences

• Besoins et exigences. L’apport de la notion d’exigences, les types d’exigences. La gestion d’un référentiel d’exigences.
• Modélisation fonctionnelle. UML et l’approche scénarios.
• Spécification des interfaces : étude d’ergonomie, emploi des standards.
• Les exigences non fonctionnelles : performances, qualités. Quel niveau de précision acceptable ?
• La prise en compte des règles sécurité SI. L’analyse de risques sécurité.
• Le respect des règles RGPD « Privacy by Design ». Les informations du Registre « Accountability »

Les outils de l’expression de besoins

• L’animation des groupes de travail utilisateurs : la pratique de la collecte et de la définition du besoin, comment arriver à un consensus acceptable.
• Mettre en œuvre des maquettes ou des prototypes : étapes, capitalisation des résultats.
• La définition par les cas de fonctionnement, l’emploi des use cases UML. Exemples pratiques.
• Les outils de gestion de la traçabilité et du référentiel d’exigences.

La gestion des changements sur le cahier des charges

• Les sources des changements, leurs fréquences mesurées, l’apport CMMI.
• Le processus de gestion des changements, les rôles, les règles et les outils.
• Comment résoudre les points durs : prévoir les évolutions, trancher les options.

Piloter la maîtrise d’œuvre

La relation avec la maîtrise d’œuvre

• Définition du budget cible de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre, les ratios courants et les facteurs de coûts.
• Pilotage du coût, du planning et de la qualité, le tableau de bord du maître d’ouvrage : une vision Balanced Scorecard.
• La gestion des risques : quels sont les risques principaux, les évaluer et les maîtriser. Risques et niveaux de responsabilités.
• Chefs de projet utilisateurs et chef de projet informatique, l’organisation en plateau, comment gérer cette relation.
• Les règles de délimitation des responsabilités mutuelles, les bonnes pratiques, l’évitement de la déresponsabilisation.
• Travailler avec le DPO pour garantie la conformité aux règles du RGPD

Une maîtrise d’œuvre externalisée

• Les éléments clés d’un contrat de maître d’œuvre, le cadre juridique, règles et précautions de base.
• Le management de l’appel d’offres. Les contrats de droit anglo-saxon.
• Le lotissement, les engagements de moyens et de résultat, la définition des livrables, des contrôles et des réceptions.
• Comment prendre en compte le niveau de maturité des soumissionnaires.

Maîtrise d’ouvrage de la mise en place d’un progiciel

• Le cahier des charges d’un progiciel : hiérarchisation des critères de sélection fonctionnels, techniques et opérationnels.
• Les bases de l’estimation des coûts de mise en place.
• Contrat intégrateur et contrat éditeur, la réalité des partenariats. Les engagements de l’éditeur.

Les maîtrises d’œuvre agiles

• Les principes des développements. Exemple de Scrum. L’implication constante de la maîtrise d’ouvrage.
• Exigences et développement agile : mise en place et gestion du backlog. La place exacte de la maîtrise d’ouvrage
• La problématique des coûts et délais forfaitaires, les bonnes pratiques constatées.

La Maîtrise d’ouvrage d’un projet SaaS

• Les spécificités et le planning d’un projet SaaS, le rôle de la maîtrise d’ouvrage
• Le choix des services SaaS : grille d’évaluation. Les niveaux et types de réponse des soumissionnaires, la contractualisation.

Mettre en service l’application

La validation de l’application

• Définir un plan de tests : plan type et contenu, quels essais, quelle plateforme, quelles procédures de tests ?
• La validation par les métiers, former et assister les utilisateurs aux tests, les tests qui ne peuvent pas être menés par les utilisateurs.
• Choisir un site pilote, impliquer les utilisateurs et mesurer l’emploi réel du SI pour évaluer les résultats.
• Suivre et mesurer la couverture des essais, dresser le procès-verbal de recette.

La migration des données

• La qualité des données au centre du processus. Mettre en place les outils. Prévoir les modalités de redressement.
• Conduire la migration : les indicateurs d’avancement et le traitement des rejets.

La conduite du changement

• Les changements des processus et des organisations, les identifier et définir un plan de conduite du changement.
• Les leviers et résistances au changement : les identifier, la progressivité du changement, le rôle du management.
• La mise en place du support utilisateurs, les formations et leur suivi.
• Le tableau de bord d’avancement du changement.