Capgemini Institut 0144742410
24 rue du Gouverneur général Eboué 92136 Issy les Moulineaux
Dématérialisation : l’état de l’art Paris
Dématérialisation : l’état de l’art Paris
DURéE
2 jours
DATES
15-16 juin 2017
16-17 novembre 2017
LIEU
Paris
PRIX
1 910 € ht (2 292 € ttc)
Sommaire du séminaire
    Séminaires technique Institut Capgemini

    Dématérialisation :
    l’état de l’art

    >  Stratégie, démarche méthodologique, environnement juridique, gestion de la preuve, formats, normes, applications, sécurité, certificats, archivage : les « best practices »




    • Comment préparer la mutation des habitudes, quelle conduite du changement ?
    • Quelles sont les démarches méthodologiques et les étapes du processus ?
    • Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de dématérialisation ?
    • Quelles réglementations concernant la gestion de la preuve ?
    • Comment gérer l’archivage à valeur probatoire.
    • Comment structurer les formats et schémas des données.
    • Comment déployer les ressources et les outils nécessaires.
    • Quels sont les impacts dans les relations B to B ?
    • Quelles sont les architectures applicatives de la dématérialisation ?
    • Quelles sont les problématiques d’interfaçage avec les applications métiers ?
    • Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.
    • Quel est le positionnement de la Blockchain ?

    Basé sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, ce séminaire dresse l’état de l’art en matière de dématérialisation.

    Un site web opérationnel suite à ce séminaire comprend, au-delà de l’intégralité des exemples et des visuels commentés durant le séminaire, un ensemble d’éléments pratiques, véritable « boîte à outils » pour la mise en place d’un processus de dématérialisation.

    Le MOT DE L’INTERVENANT

    « La dématérialisation n’est plus uniquement un outil de support aux métiers, mais devient une composante de l’innovation à part entière.

    La dématérialisation, par la disparation de cette frontière entre « physique » et « numérique », propulse la démarche dans le métier de l’entreprise.

    Il doit devenir un véritable moteur de l’innovation, en adoptant les nouvelles technologies numériques, les nouvelles approches d’architecture et surtout une nouvelle démarche centrée sur l’expérience utilisateur

    L’entreprise évolue de plus en plus dans un écosystème où clients, partenaires et fournisseurs interagissent pour produire et/ou consommer des produits et des services, et où les objets eux-mêmes deviennent des acteurs proactifs du système. »

    Benjamin Faraggi



    La mutation organisationnelle


    Concepts et définitions

    • Le positionnement de la dématérialisation, numérisation et du digital
    • Les champs d’application de la dématérialisation, les métiers concernés.
    • Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
    • Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la dématérialisation.
    • Le positionnement de la dématérialisation active ou statique.
    • La différence entre la dématérialisation, le document numérique, le flux numérique et la digitalisation des flux
    • La démarche de la gouvernance de la dématérialisation.
    • L’approche ATAWAD « anytime- anywhere -anytime »

    Démarche méthodologique

    • Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
    • La classification de l’information : document, archive, « record ».
    • Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
    • Les grandes phases du processus de dématérialisation.
    • Les approches « top-down » ou « bottom-up ».
    • Analyse des processus, mise en place des « métamodèles ».

    La conduite du changement

    • Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
    • Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
    • Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
    • Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.

    Les leviers de productivité

    • La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
    • La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
    • La structuration des processus et procédures.
    • Les résultats attendus en matière de fluidité et de gestion des délais.
    • Analyse des modes de calcul du ROI.
    • MAREVA : Méthode d’Analyse et de Remontée de la valeur.

    Les fondements juridiques


    L’environnement juridique

    • Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
    • La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
    • La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
    • La gestion des contrats et factures électroniques. Les calendriers de déploiement et textes de lois.
    • La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
    • Le régime des bulletins de salaire.
    • Les directives européennes en matière de dématérialisation. Le cadre réglementaire de l’ieDAS
    • Le positionnement de la jurisprudence.

    La valeur juridique de l’archivage et des certificats

    • Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR Z42-013 et ISO/DIS 14641.
    • La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
    • La signature électronique au service des processus métier.
    • Les évolutions des classes de certificat.
    • L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
    • Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
    • Les impacts du programme ACTES et LSF.
    • Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).

    Les formats et concepts de gestion des contenus


    Le choix des formats et concepts

    • Les règles de la gestion du contenu.
    • La structuration d’un document numérique.
    • Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), WWF, le RGI (Référentiel Général d’Interopérabilité).
    • Gestion du patrimoine de l’information : ILM - Information Lifecycle Management et RM - Record Management (norme ISO 15489).
    • Positionnement de Hélios dans le cadre de Chorus.
    • L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.
    • La place du travail collaboratif.

    L’organisation de la recherche d’information

    • La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
    • Le positionnement de métadonnées.
    • Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
    • Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
    • La place du Big Data, de l’Open Data, de la recherche par document, par les données et par le Web sémantique.

    Les applications et les outils de la dématérialisation


    Le panorama des solutions

    • Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique

    Les applications et outils opérationnels

    • Les outils pour passer à l’immatériel et les interfaces utilisateurs.
    • La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
    • RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
    • OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
    • Les échanges B to B, EDI – Web EDI.
    • L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.
    • La gestion des données maîtres : le MDM.
    • La place des applicatifs de la gestion des flux et des données : EAI, ESB.
    • Les solutions BPM collaboratives et documentaires.
    • Les applicatifs ou services en ligne : « SaaS in the Cloud ».
    • Les interfaces des applications au format web : le responsive design.

    L’archivage et les contraintes de sécurité


    L’archivage des données

    • Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
    • Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
    • Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques.
    • Les standards de l’archivage : NF Z42-013, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS, M@rine.
    • Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
    • Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
    • Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.

    Les prestataires de services

    • Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres.
    • Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
    • Messagerie sécurisée, horodatage.
    • Signature électronique, échange confidentiel et chiffrement.
    • Solutions de dématérialisation des factures.
    • Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
    • Positionnement des hébergeurs et des prestataires de Cloud et les services Saas-Iaas
    • Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.

    La gestion des certificats


    L’authentification de l’émetteur

    • La gestion des profils : SSO, Open ID, IDéNum, France connect
    • Les PSCE : prestataire de services de certification électronique.
    • Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.
    • Processus d’authentification via un site Web.

    L’intégrité du document

    • La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
    • Les niveaux des certificats conformes au RGS1-2-3-3+. (Référentiel Général de Sécurité).
    • La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
    • Processus d’authentification via un certificat client.

    La confidentialité du document

    • La cryptographie base du chiffrement : les protocoles SSL et SET.
    • Les algorithmes asymétriques et symétriques.
    • La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double « Hash »
    • WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).
    • Positionnement du RGS (Référentiel Général de Sécurité).

    Des exemples opérationnels


    La dématérialisation des courriers

    • Analyse des circuits d’information interne.
    • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.

    Le bulletin de paie dématérialisé

    • Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
    • Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.

    La dématérialisation de la facture : approche B to B

    • Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
    • Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
    • Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
    • Auto facturation (émission de la facture par le client).
    • Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).

    Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)

    • La gestion des actes notariés, le rôle du Minutier Central Électronique du Notariat, la gestion par le système Téléactes, le positionnement de la clé « réel » sur clé USB.

    Les impacts de la Blockchain

    • Analyse de la technologie Blockchain concernant la transmission et le stockage d’informations, transparentes, sécurisées, et fonctionnant sans organe central de contrôle.