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- Comment préparer la mutation des habitudes, quelle conduite du changement ?
- Comment déployer le passage de la Dématérialisation au flux numérique et au digital ?
- Quelles sont les démarches méthodologiques et les étapes du processus ?
- Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de Dématérialisation ?
- Quel est le positionnement du Réglement général sur la protection des données (RGPD)
- Comment gérer l’archivage à valeur probatoire.
- Comment structurer les formats et schémas des données.
- Comment déployer les ressources et les outils nécessaires.
- Quelles sont les architectures applicatives de la Dématérialisation ?
- Quelles sont les problématiques d’interfaçage avec les applications métiers ?
- Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.
- Quels sont les impacts dans le cadre d’une approche Big Data et Open Data ?
- Quel est le positionnement de la Blockchain ?
Basé sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, ce séminaire dresse l’état de l’art en matière de Dématérialisation.
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La mutation organisationnelle
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Concepts et définitions
- Le positionnement de la Dématérialisation, de la Numérisation et du Digital.
- Les champs d’application de la Dématérialisation, les métiers concernés.
- Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
- Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la Dématérialisation.
- Le positionnement de la Dématérialisation active ou statique.
- La différence entre la Dématérialisation, le Document numérique, le Flux numérique et la Digitalisation des flux
- La démarche de la gouvernance de la Dématérialisation.
- L’approche ATAWAD « AnyTime - AnyWhere - AnyDevice »
Démarche méthodologique
- Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
- La classification de l’information : document, archive, « record ».
- Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
- Les grandes phases du processus de Dématérialisation.
- Les approches « top-down » ou « bottom-up ».
- Analyse des processus, mise en place des « métamodèles ».
La conduite du changement
- Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
- Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
- Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
- Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.
Les leviers de productivité
- La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
- La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
- La structuration des processus et procédures.
- Les résultats attendus en matière de fluidité et de gestion des délais.
- Analyse des modes de calcul du ROI.
- MAREVA : méthode d’analyse et de remontée de la valeur.
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Les fondements juridiques
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L’environnement juridique
- Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
- La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
- Le Règlement européen sur la protection des données : RGPD.
- La gestion des contrats et factures électroniques. Les calendriers de déploiement et textes de loi.
- La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
- Le régime des bulletins de salaire.
- Les directives européennes en matière de Dématérialisation. Le cadre réglementaire de l’ieDAS.
- Le positionnement de la jurisprudence.
La valeur juridique de l’archivage et des certificats
- Les textes de loi de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR Z42-013 et Z42-026.
- La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
- La signature électronique au service des processus métier.
- Les évolutions des classes de certificat.
- L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
- Les textes de loi communautaires et la jurisprudence en cours.
- Analyse de la Réglementation générale sur la protection des données(RGPD).
- Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).
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Les formats et concepts de gestion des contenus
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Le choix des formats et concepts
- Les règles de la gestion du contenu.
- La structuration d’un document numérique.
- Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), UBL.
- Gestion du patrimoine de l’information : ILM - Information Lifecycle Management et RM - Record Management (norme ISO 15489).
- Positionnement de Hélios dans le cadre de Chorus.
- L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.
- La place du travail collaboratif.
L’organisation de la recherche d’information
- La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
- Le positionnement de métadonnées.
- Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
- Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
- La place du Big Data, de l’Open Data, de la recherche par document, par les données et par le Web sémantique.
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Les applications et les outils de la Dématérialisation
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Le panorama des solutions
- Les outils de reconnaissance automatique des documents.
- Les modes d’archivage des documents.
- Les fonctionnalités des moteurs de recherche.
- Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique.
Les applications et outils opérationnels
- Les outils pour passer à l’immatériel et les interfaces utilisateurs.
- La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
- RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
- OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
- Les échanges B to B, EDI - Web EDI.
- L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.
- La gestion des données maîtres : le MDM.
- La place des applicatifs de la gestion des flux et des données : ESB.
- Les solutions BPM collaboratives et documentaires.
- Les applicatifs ou services en ligne : « SaaS in the Cloud ».
- Les interfaces des applications au format Web : le Responsive Design.
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L’archivage et les contraintes de sécurité
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L’archivage des données
- Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
- Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
- Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques.
- Les standards de l’archivage : NF Z42-013, NF Z42-026, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS,
M@rine.
- Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
- Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
- Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.
Les prestataires de services
- Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres.
- Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
- Messagerie sécurisée, horodatage.
- Signature électronique, échange confidentiel et chiffrement.
- Solutions de dématérialisation des factures.
- Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
- Positionnement des hébergeurs et des prestataires de Cloud et les services SaaS-IaaS
- Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.
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La gestion des certificats
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L’authentification de l’émetteur
- La gestion des profils : SSO, Open ID, IDéNum, FranceConnect.
- Les PSCE : prestataire de services de certification électronique.
- Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.
- Processus d’authentification via un site Web.
L’intégrité du document
- La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
- Les niveaux des certificats conformes au PRIS et RGS.
- La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
- Processus d’authentification via un certificat client.
La confidentialité du document
- La cryptographie base du chiffrement : les protocoles SSL et SET.
- Les algorithmes asymétriques et symétriques.
- La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double « Hash ».
- WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).
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Des exemples opérationnels
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La dématérialisation des courriers
- Analyse des circuits d’information interne.
- Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.
Le bulletin de paie dématérialisé
- Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
- Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.
La dématérialisation de la facture : approche B to B
- Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
- Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
- Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
- Autofacturation (émission de la facture par le client).
- Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).
- Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)
- Analyse de la technologie Blockchain concernant la transmission et le stockage d’informations, transparentes, sécurisées, et fonctionnant sans organe central de contrôle.
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