Dématérialisation :
l’état de l’art

• Comment déployer le passage au flux numérique.
• Quelles sont les démarches méthodologiques et les étapes du processus ?
• Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de Dématérialisation ?
• Quel est le positionnement du règlement général sur la protection des données (RGPD)
• Comment gérer l’archivage à valeur probatoire.
• Comment structurer les formats et schémas des données.
• Comment déployer les ressources et les outils nécessaires.
• Quelles sont les architectures applicatives de la dématérialisation ?
• Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.

Basé sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, ce séminaire dresse l’état de l’art en matière de Dématérialisation.

La mutation organisationnelle

Concepts et définitions

• Le positionnement de la Dématérialisation, de la Numérisation et du Digital.
• Les champs d’application de la Dématérialisation, les métiers concernés.
• Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
• Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la Dématérialisation.
• La démarche de la gouvernance de la Dématérialisation.

Démarche méthodologique

• Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
• La classification de l’information : document, archive, « record ».
• Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
• Les grandes phases du processus de Dématérialisation.
• Analyse des processus, mise en place des « métamodèles ».

La conduite du changement

• Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
• Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
• Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
• Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.

Les leviers de productivité

• La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
• La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
• La structuration des processus et procédures.
• Analyse des modes de calcul du ROI

Les fondements juridiques

L’environnement juridique

• Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
• La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
• Positionnement du RGPD. Evolution du cadre réglementaire, rôle du DPO, impacts sur le système d'information
• La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
• Le régime des bulletins de salaire.
• Les directives européennes en matière de Dématérialisation. Le cadre réglementaire de l’ieDAS.

La valeur juridique de l’archivage

• Les textes de loi de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR Z42-013 et Z42-026.
• La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
• L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
• Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
• Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).

Les formats et concepts de gestion des contenus

Le choix des formats et concepts

• Les règles de la gestion du contenu et structuration d’un document numérique.
• Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), UBL.
• Gestion du patrimoine de l’information : ILM - Information Lifecycle Management et RM - Record Management (norme ISO 15489).
• L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.

L’organisation de la recherche d’information

• La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
• Le positionnement de métadonnées.
• Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
• Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
• La place du Big Data, de l’Open Data, de la recherche par document, par les données et par le Web sémantique.

Les applications et les outils de la dématérialisation

Le panorama des solutions

• Les outils de reconnaissance automatique des documents.
• Les modes d’archivage des documents.
• Les fonctionnalités des moteurs de recherche.
• Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique.

Les applications et outils opérationnels

• La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
• RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
• OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
• Les échanges B to B, EDI - Web EDI.
• L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.

L’archivage et les contraintes de sécurité

L’archivage des données

• Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
• Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
• Les standards de l’archivage : NF Z42-013, NF Z42-026, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS,
• Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
• Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
• Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.

Les prestataires de services

• Éditeur de solutions de dématérialisation d’appels d’offres.
• Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
• Solutions de dématérialisation des factures.
• Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
• Positionnement des hébergeurs et des prestataires de Cloud et les services SaaS-IaaS
• Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.

La gestion des certificats

L’authentification de l’émetteur

• La gestion des profils : SSO, Open ID, FranceConnect.
• Les PSCE : prestataires de services de certification électronique.
• Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.

L’intégrité du document

• La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
• La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
• Processus d’authentification via un certificat client.
• Analyse de la technologie Blockchain concernant l'intégrité d’informations.

La confidentialité du document

• La cryptographie base du chiffrement : les protocoles SSL et SET.
• Les algorithmes asymétriques et symétriques.
• La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double « Hash ».
• WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).

Des exemples opérationnels

La dématérialisation des courriers

• Analyse des circuits d’information interne.
• Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.

Le bulletin de paie dématérialisé

• Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
• Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.

La dématérialisation de la facture : approche B to B

• Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
• Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
• Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).
• Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)