Formation Dématérialisation : l’état de l’art

Stratégie, démarche méthodologique, environnement juridique, normes, sécurité, certificats, archivage?: les "best practices".

Présentation

  • Comment déployer le passage au flux numérique.
  • Quelles sont les démarches méthodologiques et les étapes du processus ?
  • Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de Dématérialisation ?
  • Quel est le positionnement du règlement général sur la protection des données (RGPD).
  • Comment gérer l’archivage à valeur probatoire.
  • Comment structurer les formats et schémas des données
  • Comment profiter du Cloud pour déployer les ressources et les outils nécessaires
  • Quelles sont les architectures applicatives de la dématérialisation ?
  • Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.

Basé sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, ce séminaire dresse l’état de l’art en matière de Dématérialisation.

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Le mot de l'animateur

« La crise du Covid19 a accéléré la transformation digitale de nos organisations et de notre société. Le télétravail massif, les nouvelles formes de relation client, les sources dans le Cloud… nécessitent de s’adapter à grande vitesse. Les entreprises doivent donc faire face à plusieurs enjeux majeurs : réussir la dématérialisation de leurs processus, conserver une valeur probatoire à leurs documents et accompagner les changements humains et technologiques induits. Cette formation vous permettra de connaître la démarche méthodologique, les étapes clés et la conduite du changement à mettre en place pour réussir votre processus de dématérialisation. Vous appréhenderez aussi les évolutions du cadre légal, les obligations en matière de dématérialisation et les réglementations concernant la gestion de la preuve. Les architectures opérationnelles et applications utiles vous seront présentées. Les dernières normes de la protection des données RGPD, et de la numérisation Z42-026 et de l’archivage Z42-013 seront explicitées. La conduite du changement et la gestion de la sécurité seront aussi détaillées.  »

Objectifs

  • Préparer la mutation des habitudes, la conduite du changement?; connaître les démarches méthodologiques et les étapes du processus?; les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de dématérialisation?; les réglementations concernant la gestion de la preuve.
  • Apprendre comment structurer les formats et schémas des données?; comment déployer les ressources et les outils nécessaires.
  • Savoir quels sont les impacts dans les relations B to B?; les architectures applicatives de la dématérialisation?; comment gérer l’archivage à valeur probante?; comment gérer la gestion des certificats et comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.

Programme

1 – La mutation organisationnelle de la dématérialisation

Concepts et définitions

  • Le positionnement de la Dématérialisation, de la Numérisation et du Digital.
  • Les champs d’application de la Dématérialisation, les métiers concernés.
  • Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
  • Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la Dématérialisation.
  • La démarche de la gouvernance de la Dématérialisation.

Démarche méthodologique

  • Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
  • La classification de l’information : document, archive, « record ».
  • Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
  • Les grandes phases du processus de Dématérialisation.
  • Analyse des processus, mise en place des « métamodèles ».

La conduite du changement

  • Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
  • Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
  • Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
  • Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.

Les leviers de productivité

  • La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
  • La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
  • La structuration des processus et procédures.
  • Analyse des modes de calcul du ROI.

2 – Les fondements juridiques de la dématérialisation

L’environnement juridique

  • Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
  • La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
  • Positionnement du RGPD et de la LIL3 : Evolution du cadre réglementaire, rôle du DPO, impacts sur le système d’information.
  • Durée de conservation des données, suppression ou anonymisation
  • Le Cloud Act
  • La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
  • Le régime des bulletins de salaire.
  • Les directives européennes en matière de Dématérialisation. Le cadre réglementaire de l’ieDAS.

La valeur juridique de l’archivage

  • Les textes de loi de l’archivage à valeur probante
  • La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
  • L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
  • Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
  • Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).

3 – Les choix des formats et concepts de gestion des contenus

  • Les règles de la gestion du contenu et structuration d’un document numérique.
  • Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), UBL.
  • Gestion du patrimoine de l’information : ILM – Information Lifecycle Management et RM – Record Management (norme ISO 15489).
  • L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.

L’organisation de la recherche d’information

  • La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
  • Le positionnement de métadonnées.
  • Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
  • Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
  • La place du Big Data, de l’Open Data

4 – Les applications et les outils de la dématérialisation

Le panorama des solutions

  • Les outils de reconnaissance automatique des documents.
  • Les modes d’archivage des documents.
  • Les fonctionnalités des moteurs de recherche.
  • Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique

Les applications et outils opérationnels

  • La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
  • RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
  • OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
  • De l’EDI au SOA.
  • L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.
  • Démonstration d’une GED avec Intelligence Artificielle : ZeenDoc

5 – L’archivage et les contraintes de sécurité

L’archivage des données

  • Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
  • Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
  • Les standards de l’archivage : NF Z42-013, NF Z42-026, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS,
  • Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
  • Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
  • Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.

Les prestataires de services

  • Éditeur de solutions de dématérialisation d’appels d’offres.
  • Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
  • Solutions de dématérialisation des factures.
  • Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
  • Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.

Le cloud Computing

  • SaaS : Software as a Service
  • Paas : Platform as a Service.
  • Iaas : Infrastructure as a Service.
  • XaaS (Everything-as-a-Service / Tout en tant que service)
  • Le DataCenter
  • Fog et Edge Computing

6 – Dématérialisation et gestion de la sécurité

L’authentification de l’émetteur

  • La gestion des profils : SSO, Open ID, FranceConnect.
  • Les PSCE : prestataires de services de certification électronique.
  • Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.

L’intégrité du document

  • La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
  • La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
  • Processus d’authentification via un certificat client.
  • Analyse de la technologie Blockchain concernant l’intégrité d’informations.

La confidentialité du document

  • La cryptographie base du chiffrement : les protocoles SSL et SET.
  • Les algorithmes asymétriques et symétriques.
  • La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double « Hash ».
  • WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).
  • Initiation à la cyber-sécurité : phishing, ransomware, ANSSI …

7 – Des exemples opérationnels

La dématérialisation des courriers

  • Analyse des circuits d’information interne.
  • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.

Le bulletin de paie dématérialisé

  • Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
  • Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.

La dématérialisation de la facture : approche B to B

  • Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
  • Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
  • Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).
  • L’acte authentique électronique (AEE)

Atelier participatif : Dématérialisation d’une ouverture de compte bancaire : Flux de données, Traitement Back-Office, Gestion de la preuve….

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Public

Décideurs informatiques, architectes, consultants, ingénieurs et chefs de projets, responsables fonctionnels, maîtrises d’ouvrage.

Prérequis

Connaissances de base en Systèmes d’Information.

Méthodologie

METHODES PEDAGOGIQUES : Atelier participatif
METHODES D'EVALUATION : Le stagiaire reçoit en amont de la formation un questionnaire permettant de mesurer les compétences, profil et attentes du stagiaire. Tout au long de la formation, les stagiaires sont évalués au moyen de différentes méthodes (quizz, ateliers, exercices et/ou de travaux pratiques, etc.) permettant de vérifier l'atteinte des objectifs. Un questionnaire d'évaluation à chaud est soumis à chaque stagiaire en fin de formation pour s’assurer de l’adéquation des acquis de la formation avec les attentes du stagiaire. Une attestation de réalisation de la formation est remise au stagiaire.

95%

de participants satisfaits sur les 12 derniers mois
Techniques et Applications

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