e-contrat et CLM
(Contract Lifecycle Management)

Pourquoi et comment la gestion des données relatives aux e-contrats est-elle devenue un enjeu stratégique pour les entreprises?
Sommaire

LE MOT DE L’INTERVENANT

Depuis 2020, les analystes des systèmes d’information observent un...

Depuis 2020, les analystes des systèmes d’information observent un nouveau positionnement des solutions de Contract Lifecycle Management (solution de gestion du cycle de vie des e-contrats), marquant une nouvelle tendance dans le marché de la digitalisation.
Les solutions de CLM sont entrées dans leur troisième génération technologique : solutions full-Cloud, repository unique et centralisé associant l’ensemble des documents contractuels et leurs métadonnées, gestion automatique des clauses et des modèles, gestion de la négociation, gestion des renouvellements et des amendements, calcul des royalties, reporting et analyse prédictive, gestion de la conformité, moteur d’indexation et de recherche ultra-performant, multilinguisme, etc.
L’interopérabilité du CLM avec le SI devient un enjeu majeur ; le e-contrat commercial n’est plus isolé dans une contrathèque à l’usage unique de la Directions juridique, il interagit avec la gestion de la relation clients (CRM), les achats, la gestion comptable et financière.
Les services proposés par les solutions CLM nouvelle génération couvrent tout le cycle de vie des e-contrats (création, négociation, édition, renouvellement, amendements, conservation pérenne), bien au-delà de la simple signature électronique. Le e-contrat n’est pas seulement un document juridique signé en électronique ; c’est avant tout un ensemble de données commerciales et financières, au cœur du SI de l’entreprise, et en lien direct avec les solutions de CRM.
Cette nouvelle approche s’inscrit en réponse aux besoins de performance, de sécurité et d’automatisation, dans le respect des réglementations en vigueur, quelle que soit la zone géographique concernée. Simplifier les échanges et la négociation, garantir la traçabilité et la sécurité des flux, diminuer la charge administrative des sales et des juristes, rationaliser la gestion des modèles et des clauses juridiques, répondre aux enjeux du multilinguisme, prendre en compte la dimension internationale, tout en offrant de nouveaux services à ses clients.
On observe également dans les grandes structures, en lien avec la réorganisation de la filière e-contrat, l’émergence d’un nouveau métier, celui du « Contract admin », fonction support dédiée à la gestion des e-contrats et garante de leur opérabilité.
Toutes les entreprises sont concernées, quels que soient leur domaine d’activité – privé ou public, et leur taille. Le contexte de crise sanitaire, marqué par le télétravail, a renforcé le besoin d’accélérer la gestion des e-contrats, afin de maintenir les activités.

Svetlana JUIN
Depuis près de 20 ans, Svetlana Juin est experte de la gestion de contenu et du cycle de vie du document depuis la création de la Donnée (structurée et non structurée) jusqu’à son archivage.
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Ce séminaire dédié aux nouvelles approches du CLM s’impose comme une évidence, à toute entreprise en recherche de performance commerciale et économique. Organisé autour de trois axes majeurs : les bonnes pratiques, les nouvelles fonctionnalités, les solutions innovantes, il est illustré par des retours d’expérience et des cas d’usage récemment réalisés ou en cours de réalisation, en France, en Europe et à l’international.



E-contrat commercial : concept et fondamentaux


Définitions et cadre juridique

  • Qu’est-ce qu’un e-contrat ?
  • Original papier VS original numérique (approche dualiste VS approches minimaliste et prescriptive). Comment garantir et reconnaître la valeur juridique d’un e-contrat ?
  • Quels sont les principaux textes qui encadre la légalité électronique des e-contrats en France, en Europe et dans les autres zones géographiques ?
  • Ecosystème des normes organisationnelles, fonctionnelles et techniques applicables
  • Point d’attention : Focus sur le traitement des données personnelles en application du RGPD (Règlement général n°2016/679 sur la protection des données) et de la loi CNIL 3 du 20/06/2018). Comment garantir la sécurité des échanges et des contenus ? Intégrité, traçabilité, accessibilité, inaliénabilité, confidentialité et pérennité des échanges, des données et des documents ?

Enjeux de la e-contractualisation

  • Quels sont les gains qualitatifs et quantitatifs attendus : productivité, rentabilité, diminution des délais de traitement commerciaux et administratifs, diminution des charges, … ?
  • Quels sont les ratios et indicateurs usuels ?
  • En quoi le e-contrat participe-t-il à la valorisation de la relation client ?
  • Comment le e-contrat contribue-t-il à la lutte contre la fraude ?
  • Comment la dématérialisation des contrats accompagne-t-elle l’émergence de nouvelles pratiques commerciales et la mise en œuvre d’un nouveau modèle organisationnel ?
  • Point d’attention : Tous les contrats sont-ils dématérialisables ? Comment définir le seuil de rentabilité ?

Cartographie des typologies de e-contrats

  • Quels sont les différents types de contrats électroniques ? Quelles sont les spécificités des contrats commerciaux (B to C, B to B, B to G, C to C) ?
  • Qu’est-ce que le processus de contractualisation ? Quel est son positionnement au sein du système d’information ?
  • Quel est le cycle de vie des échanges, de la donnée et du document depuis la création du contrat jusqu’à sa conservation pérenne (Données structurées VS données non structurées) ?
  • Point d’attention : Focus sur le contrat RH. Peut-il être géré comme un e-contrat commercial ?

Organisation de la filière Contrat

  • Quels sont les acteurs concernés (acteurs internes, acteurs externes) ? Quels sont les champs de responsabilités ? Rôles des sales, juristes, contract admin, etc.
  • Externalisation de la filière : avantages et inconvénients. Modèles de rentabilité.
  • Point d’attention : Emergence d’un nouveau rôle, le contract admin. Quelles sont les entreprises concernées ?

CLM - Fonctionnalités et offres de service


Créer un contrat

  • Quels sont les processus pour passer du contrat papier au e-contrat ? Numérisation VS dématérialisation.
  • Organiser la gestion du clausier, des clauses (standards, alternatives…) et des templates (standards, ad’hoc…)? Génération automatique depuis un éditeur intégré (formulaires...), depuis un import (doc, pdf…)
  • Organiser la gestion des pièces justificatives et la complétude d’un contrat ?
  • Gérer le versionning des documents et le suivi des modifications ?
  • Editer un contrat : outil de composition, mise en forme
  • Impacts et gestion du multilinguisme
  • Point d’attention : Comment associer l’automatisation des clauses et les règles de gestion ?

Interopérabilité

  • Quels sont les enjeux de l’interopérabilité avec les applications métiers ? Gestion des flux. Gestion des droits et des accès
  • Intégration avec les CRM : Salesforce & MS Dynamics. Modèles d’interopérabilité et capacité d’intégration
  • Intégration la Suite Office 365 & MS Outlook. Comment gérer la création des modèles de contrats et des documents associés ? Comment interagir avec la messagerie électronique et les espaces collaboratifs (MS Teams, etc.)
  • Intégration avec les ERP de comptabilité et de gestion. Lien et impact avec la dématérialisation fiscale (factures client et factures fournisseurs)
  • Point d’attention : Principes et modalités d’ergonomie. L’expérience utilisateur au cœur du CLM.

Négociation, approbation et validation

  • Gérer la négociation d’un contrat en mode collaboratif et en ligne avec l’ensemble des parties concernées, jusqu’à sa version finale, dans un espace sécurisé
  • Définir et gérer les workflows d’approbation et de validation. Exemples de modélisation
  • Gérer la complétude
  • Gérer la confidentialité
  • Gérer des alertes, relances et accusés de réception
  • Lien avec les portails clients existants
  • Point d’attention - Portail client : avantages et inconvénients des portails clients intégrés dans les solutions de CLM

Signature électronique

  • Quels sont les besoins juridiques en termes de signature électronique (simple, avancée ou qualifiée, e-seal) ? Comment sélectionner son/ses prestataire(s) de service de confiance ?
  • Comment bien définir les processus de signature d’un e-contrat commercial ? Quels sont les facteurs d’optimisation : rapidité, traçabilité, sécurité ? Multi-signatures
  • Comment sélectionner une solution de solution électronique adaptée à son CLM : solution indépendante VS solution intégrée ? Avantages et inconvénients ? Modèles économiques
  • Point d’attention : comment adapter la signature électronique aux e-contrats internationaux ?

Archivage électronique

  • Quel est l’écosystème d’une technologie de gestion de contenus ? Gestion des index et des référentiels. Classement et recherche. Gestion électronique des documents
  • Quels sont les systèmes d’archivage électronique ? Solution on premise ou Cloud ? (Stockage sécurisé des données). Quel usage pour le coffre-fort numérique ?
  • Quel est le rôle des tiers de confiance ?

Renouvellements et amendements

  • Gérer les renouvellements, fins de contrat, dates importantes, tacites reconductions, etc.
  • Comment les automatiser ? Gérer les alertes automatiques (avant et après les échéances)

Reporting et analyse prédictive

  • Comment gérer les KPI ?
  • Comment gérer les risques et les anticiper ? Obtenir une visibilité 360° sur tous les contrats
  • Obtenir une meilleure performance dans la gestion des contrats
  • Auditer le système

Sujets d’innovation

  • Comment appliquer le Legal design dans les processus CLM ?
  • Les applications et utilisations de l’IA (intelligence artificielle) dans les processus CLM : une réalité déjà bien exploitée par les CLM (analyse prédictive, etc.)
  • Les applications et utilisations de la blockchain dans les processus CLM : science-fiction ou réalité ?

CLM : Panorama des solutions du marché


Les critères pour choisir sa solution

  • Les 10 critères fondamentaux d’évaluation des solutions CLM. Les nouveaux critères d’innovation. Comment évaluer les solutions ?
  • Solutions de contrathèque VS solutions de gestion du processus e-contrat
  • Gartner & Forrester : comment exploiter les rapports des cabinets d’analystes
  • Les différents modèles économiques des solutions du marché
  • Point d’attention : Exemple de grilles d’analyses et d’évaluation des solutions. Comment définir son système de notation et de pondération

Analyse comparative des solutions du marché

  • Positionnement des solutions dédiées à la gestion de contrat, parmi lesquelles Agiloft, Icertis, DocuSign, Apttus-Conga, Legisway, Seraphin, SirionLabs, Corcentric, Hyperlex, PandaDoc, etc.) : analyse des solutions au regard de leur couverture fonctionnelle et géographique.
  • Positionnement et couverture fonctionnelle des solutions 100% Cloud
  • Comment les solutions ECM peuvent-elles répondre aux besoins CLM ? (OpenText, DocuWare, SER, etc.)
  • Positionnement des solutions CLM sur le marché français